สำหรับองค์กรที่มีพนักงานชั่วคราว ฟรีแลนซ์ หรืออินเทิร์น มักจะต้องมีการสร้างบัญชีอีเมลและสิทธิ์
การใช้งานในช่วงเวลาที่จำกัด เพื่อความเป็นระเบียบและปลอดภัยในการจัดการระบบ Google Workspace
การสร้าง “Temporary User Account” ผ่าน Admin Console จึงเป็นวิธีที่สะดวกและช่วยควบคุมการใช้งานได้ง่ายขึ้น คู่มือนี้จะแนะนำวิธีสร้างบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวแบบ Step-by-Step พร้อมภาพประกอบ ทำตามได้ทันที
- ต้องใช้บัญชี Super Admin หรือ Admin ที่มีสิทธิ์จัดการผู้ใช้งาน
- ใช้ได้เฉพาะโดเมนที่อยู่บน Google Workspace เท่านั้น
- บัญชีที่สร้างจะนับเป็น 1 License และมีค่าใช้จ่ายตามแพ็กเกจที่องค์กรใช้งาน
- Google Workspace ไม่มีฟีเจอร์หมดอายุอัตโนมัติ แต่สามารถตั้งแจ้งเตือนหรือลบบัญชีเองเมื่อครบกำหนดได้
ไปที่ “Directory” ที่แถบด้านซ้ายมือ
คลิกที่ “Users”
สร้างผู้ใช้ใหม่ โดยคลิก “Add new user”
กรอกข้อมูลผู้ใช้ เช่น:
- First name: ระบุชื่อผู้ใช้งาน
- Last name: ระบุแผนกหรือโครงการ
- Primary email: ตั้งชื่ออีเมล
ตั้งรหัสผ่านเริ่มต้น
สามารถตั้งได้เอง หรือใช้ระบบสร้างให้อัตโนมัติก็ได้
คลิก “Add new user” เพื่อบันทึก
เมื่อสร้างเสร็จ ระบบจะแสดง อีเมลและรหัสผ่าน
ให้คัดลอก แล้วส่งให้ผู้ใช้งานทันที
หลังสร้างบัญชีอาจใช้เวลาสูงสุด 24 ชั่วโมงก่อนบริการ Google (Gmail, Drive, Calendar ฯลฯ) จะพร้อมใช้งานทั้งหมด
ตั้งการแจ้งเตือนหรือระงับการใช้งานภายหลัง
เนื่องจาก Google Workspace ไม่มีตัวเลือกหมดอายุอัตโนมัติ ควร:
- บันทึกวันหมดอายุที่ต้องการไว้ใน Calendar
- ตั้งการแจ้งเตือนเพื่อ Suspend (ระงับการใช้งาน) หรือ Delete (ลบ) บัญชีเมื่อครบกำหนด
- สำหรับวิธีตั้งการหมดอายุแบบละเอียด สามารถดูคู่มือเสริม: วิธีการระงับ User บน Google Workspace
- ถ้าไม่ลบบัญชี = ระบบคิดค่าบริการตามจำนวนไลเซนส์
- ควร Export ข้อมูลก่อนลบบัญชี
- ถ้ามีผู้ใช้ชั่วคราวหลายคน แนะนำแยกไว้ใน Organizational Unit (OU) เพื่อจัดการง่ายขึ้น
การสร้างบัญชีผู้ใช้งานชั่วคราวใน Google Workspace ช่วยให้องค์กรบริหารจัดการผู้ใช้งานชั่วคราวได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และควบคุมได้ง่าย
หากคุณต้องการใช้งาน Google Workspace ให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ
NTS พร้อมให้คำปรึกษาและดูแลการตั้งค่าแบบมืออาชีพ 😊
คลิกดูรายละเอียด
📞 ติดต่อเรา
โทร: 0-2107-3466
อีเมล: [email protected]
📄 ขอใบเสนอราคา