หากคุณเคยเจอปัญหาข้อมูลใน Google Sheets ไม่เป็นระเบียบ เช่น ในช่องสถานะงาน มีคนพิมพ์ว่า “เสร็จแล้ว”, “done” หรือ “เรียบร้อย” ปะปนกันอยู่ จนระบบไม่สามารถรวมข้อมูลหรือสรุปผลได้อย่างถูกต้อง
ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ได้ง่าย ๆ ด้วยการสร้างเมนูตัวเลือก อย่าง Dropdown Menu เพียงตั้งค่าให้เลือกจากรายการที่กำหนดไว้ ระบบจะช่วยควบคุมให้ข้อมูลมีรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน ลดความผิดพลาดในการกรอก และช่วยให้งานเป็นระเบียบมากขึ้น มาดูวิธีตั้งค่าแบบง่าย ๆ กันเลย
- Dropdown รองรับสูงสุด 500 รายการต่อ Dropdown
- เลือกได้ว่าจะใส่ค่าด้วยตัวเอง (List of items) หรือดึงค่าจากเซลล์ที่มีอยู่แล้ว (List from a range)
- ถ้าใช้ List from a range ข้อมูลจะอัปเดตอัตโนมัติเมื่อตารางต้นทางเปลี่ยน
- ไม่สามารถสร้าง Dropdown บนแอปมือถือได้ ต้องใช้ผ่านเว็บเท่านั้น
ขั้นตอนการสร้าง Dropdown Menu ใน Google Sheets
เปิดไฟล์ใน Google Sheets แล้วเลือกเซลล์หรือช่วงเซลล์ที่ต้องการ
คลิกที่เมนู Data
จากนั้น คลิกที่ Data validation
เลือก + Add rule เพื่อกำหนดเงื่อนไข
ตั้งค่าใน Data Validation Rules ดังนี้
Apply to range: การเลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการให้แสดงเมนู Dropdown
- เช่นในตัวอย่างนี้ คือ Sheet2!D2:D5 ซึ่งเราได้เลือกไว้ในขั้นตอนที่ 1
Criteria: ให้เลือกประเภทของข้อมูลที่ต้องการใช้
- สำหรับสร้างเมนูตัวเลือก ให้เลือกเป็น Dropdown
Dropdown items: พิมพ์ค่าที่ต้องการสร้างเป็นตัวเลือก พร้อมตั้งค่าสีเพื่อให้แยกสถานะได้ชัดเจน เช่น:
🟥 ยังไม่เริ่ม – สีแดงเข้ม
🟧 กำลังทำ – สีส้มอ่อน
🟨 รอตรวจสอบ – สีเหลือง
🟩 เสร็จแล้ว – สีเขียวเข้ม
คลิก Add another item หากต้องการเพิ่มรายการ
Allow multiple selections: ตัวเลือกนี้เอาไว้ให้เลือกหลายค่าภายในเซลล์เดียว
- ในกรณีนี้ ไม่ต้องติ๊ก เพราะเราต้องการให้เลือกได้แค่ค่าเดียวต่อเซลล์ (ใช้ค่ามาตรฐานได้เลย)
คลิก Done
เซลล์ที่ตั้งค่าไว้จะมีไอคอน Dropdown แสดงขึ้นมาอัตโนมัติ
- ผู้ใช้สามารถคลิกเพื่อเลือกค่าจากรายการได้ทันที ตามตัวอย่างในภาพ
- หากรายการมีการเปลี่ยนแปลงบ่อย แนะนำให้ใช้ List from a range เพราะสามารถแก้ไขรายการได้จากเซลล์ต้นทาง และทุก Dropdown ที่อ้างอิงจะอัปเดตตามอัตโนมัติ
- อย่าลืมใช้ Data validation คู่กับ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional formatting) เพื่อช่วยเน้นสถานะเพิ่มเติมได้ด้วย
แค่จัดการข้อมูลให้เป็นระบบ ก็ช่วยให้จัดการข้อมูลในทีมง่ายขึ้น และถ้าอยากใช้งาน Google Workspace อย่างเต็มประสิทธิภาพและจัดการได้เป็นระบบ NTS พร้อมช่วยคุณทุกขั้นตอน