ในการทำงานร่วมกันบน Word Online คุณสามารถกำหนดระดับการเข้าถึงไฟล์ได้ตามความเหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นการเปิดอ่านอย่างเดียว การแก้ไขร่วมกัน หรือการจำกัดไม่ให้ดาวน์โหลด ฟีเจอร์กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงนี้ ช่วยให้คุณแชร์ไฟล์ได้อย่างปลอดภัยและเป็นระบบ เหมาะสำหรับเอกสารองค์กร รายงานสำคัญ หรือไฟล์
ที่ต้องการรักษาความถูกต้องของข้อมูลเป็นพิเศษ คู่มือนี้เราจะพาคุณไปดูขั้นตอนการกำหนดสิทธิ์ง่าย ๆ ที่สามารถทำตามได้ทันที ดังนี้
เปิดไฟล์ที่ต้องการใน Word Online
คลิกที่ “Share” ทางด้านมุมขวาบนของหน้าต่าง
และคลิกที่ “Share” อีกรอบ
ใส่อีเมลผู้รับ (Name, Group หรือ Email)
ใส่ข้อความถึงผู้รับ (หากต้องการ)
กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึง เช่น :
- Can edit ให้ผู้รับแก้ไขไฟล์ได้เต็มรูปแบบ
- Can review ให้ผู้รับเสนอการแก้ไขแบบ Suggest changes
- Can view เปิดอ่านได้อย่างเดียว แก้ไขไม่ได้
- Can’t download เปิดอ่านได้ แต่ดาวน์โหลดไม่ได้
เมื่อพร้อมแล้ว เลือกวิธีแชร์ไฟล์ตามต้องการ ดังนี้ :
- คลิกที่ “Copy link” เพื่อนำลิงก์ไปส่งเองใน Teams/Line/Email ฯลฯ
- คลิกที่ “Send” เพื่อส่งให้ผู้รับผ่านอีเมล
ตั้งค่าที่ปุ่มรูปเฟือง ( ⚙️ Link settings) ก่อนกดแชร์ เพื่อป้องกันปัญหาผู้รับเปิดไฟล์ไม่ได้ ซึ่งภายใต้ Link settings สามารถตั้งค่าเพิ่มเติมได้ เช่น :
- จำกัดกลุ่มผู้ที่สามารถเปิดลิงก์ได้ เช่น People in your (organization) เฉพาะคนในบริษัทเท่านั้น เป็นต้น
- ตั้งวันหมดอายุของลิงก์ (Expiration date) เหมาะสำหรับเอกสารลับ หรือไฟล์ที่ต้องแชร์ชั่วคราว เช่น 7 วัน หรือ 30 วัน เมื่อถึงกำหนด ลิงก์จะไม่สามารถเปิดได้อีก แต่ไฟล์ต้นฉบับยังอยู่ใน OneDrive หรือ SharePoint (ขึ้นอยู่กับว่าไฟล์ถูกบันทึกไว้ที่ไหนตั้งแต่แรก)
การตั้งค่าสิทธิ์เข้าถึงไฟล์บน Word Online ช่วยให้คุณควบคุมเอกสารได้ปลอดภัยยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะใช้เพื่อแชร์ให้ทีมงานดูอย่างเดียวหรือส่งเอกสารสำคัญให้ลูกค้า ถ้าอยากใช้งาน Word และเครื่องมือทำงานต่าง ๆ แบบ
ราบรื่น และปลอดภัย ลองใช้ Microsoft 365 กับ NTS ได้เลย ใช้งานง่าย ซัพพอร์ตไว ช่วยให้ทีมทำงานได้สบายใจกว่าเดิมเยอะ 😉
📞 ติดต่อเรา :
📱 0-2107-3466
📧 [email protected]
📄 ขอใบเสนอราคา