หากคุณเคยสร้าง Email Signature ใน Gmail ไว้แล้ว แต่ยังต้องคอยแทรกเองทุกครั้งที่เขียนอีเมลใหม่หรือกดตอบกลับ อาจทำให้เสียเวลาโดยไม่จำเป็น
จริง ๆ แล้ว Gmail มีฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณ ตั้งค่าลายเซ็นให้แสดงอัตโนมัติ ได้ง่าย ๆ ผ่านเมนู Signature defaults เพียงตั้งค่าเพียงครั้งเดียว ลายเซ็นก็จะแสดงให้อัตโนมัติทั้งในอีเมลใหม่และการตอบกลับ
ช่วยให้การสื่อสารดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น แบบไม่ต้องตั้งค่าซ้ำทุกครั้ง
- ต้องสร้างลายเซ็นไว้ล่วงหน้าอย่างน้อย 1 รายการ หากยังไม่ได้สร้าง ระบบจะไม่แสดงตัวเลือกในเมนู Signature defaults 👉 ดูวิธีการสร้างลายเซ็นอีเมล ที่นี่
- การตั้งค่านี้รองรับเฉพาะ Gmail เวอร์ชันเว็บ (Desktop browser) ยังไม่รองรับบนแอปมือถือ
ขั้นตอนตั้งค่าลายเซ็นให้แสดงอัตโนมัติใน Gmail
เข้าสู่ระบบ Gmail บนเว็บเบราว์เซอร์
คลิกไอคอน ⚙️ Settings ที่มุมขวาบน
เลือก See all settings
คลิกที่แท็บ General
เลื่อนลงมาที่ส่วน Signature และมองหาหัวข้อ Signature defaults
ตั้งค่าตามด้านล่างนี้:
- Email address – เลือกบัญชีอีเมลที่ต้องการตั้งค่าลายเซ็น
- For new emails use – เลือกลายเซ็นที่ต้องการให้แสดงอัตโนมัติเมื่อเขียนอีเมลใหม่ เช่น ลายเซ็นเต็มที่มีชื่อ ตำแหน่ง และโลโก้บริษัท
- On reply/forward use – เลือกลายเซ็นสำหรับการตอบกลับหรือส่งต่อ เช่น ลายเซ็นแบบย่อ เพื่อไม่ให้เนื้อหาอีเมลยาวเกินไป
จากนั้นคลิก Save Changes เพื่อบันทึกการตั้งค่า
หลังจากบันทึกเรียบร้อย Gmail จะใส่ลายเซ็นให้อัตโนมัติ ดังรูป
- เมื่อกด Compose (เขียนอีเมลใหม่)
→ Gmail จะใส่ลายเซ็นที่เลือกไว้ใน For new emails use ให้อัตโนมัติ
- เมื่อกด Reply / Forward
→ Gmail จะใส่ลายเซ็นตามที่ตั้งใน On reply/forward use ให้อัตโนมัติ
หากต้องการแยกลายเซ็นให้ต่างกัน คุณสามารถสร้างลายเซ็นเพิ่มเติม แล้วเลือกใช้งานได้ทันทีในเมนู Signature defaults ที่ช่อง For new emails use และ On reply/forward use โดยไม่ต้องตั้งค่าทั้งหมดใหม่
ยกระดับการทำงานของทีมด้วย Google Workspace
หากคุณต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งาน สำหรับทีม สามารถคลิกดูรายละเอียดหรือติดต่อทีม
ผู้เชี่ยวชาญจาก NTS ได้เลย