เมื่อจำนวนผู้ใช้งาน Google Workspace เพิ่มขึ้น งานดูแลระบบก็มักต้องกระจายให้หลายคนช่วยกันดูแล
ตั้งแต่การรีเซ็ตรหัสผ่าน การจัดการบัญชีผู้ใช้ ไปจนถึงการดูแล Google Groups
แทนที่จะต้องมอบสิทธิ์ Super Admin ให้ทุกคน Google Workspace เปิดให้สามารถมอบสิทธิ์แอดมินตามหน้าที่ (Admin Role) ได้ เพื่อให้แต่ละคนดูแลเฉพาะส่วนที่รับผิดชอบจริง ช่วยแบ่งงานได้ตรงจุด และลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของระบบ
คู่มือนี้จะอธิบายวิธีมอบสิทธิ์แอดมินให้ผู้ใช้รายบุคคล เหมาะกับการกำหนดสิทธิ์แบบชัดเจนเป็นรายคน โดยการมอบสิทธิ์แบบ Direct assignment สามารถทำได้ 2 วิธี และให้ผลลัพธ์เหมือนกัน
- การมอบสิทธิ์ในลักษณะนี้ ระบบจะกำหนดประเภทเป็น Type = User
- Admin Role เป็น Role มาตรฐานของ Google ไม่สามารถแก้ไขสิทธิ์ย่อยได้
- ผู้ใช้ 1 คนสามารถถือได้หลาย Admin Role พร้อมกัน ตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย
- บาง Admin Role มีความเสี่ยงสูง เช่น Super Admin ควรมอบให้เฉพาะผู้ที่จำเป็นจริง ๆ
วิธีที่ 1: มอบสิทธิ์จากหน้า User (แนะนำ)
วิธีนี้เหมาะเมื่อคุณรู้ชัดเจนว่า ต้องการให้สิทธิ์กับใคร เป็นวิธีที่เข้าใจง่าย และใช้งานบ่อยที่สุด
ขั้นตอน
ไปที่ Google Admin Console จากนั้นเข้าสู่ระบบด้วยบัญชีแอดมิน
ที่แถบด้านซ้าย คลิกที่ Directory
จากนั้นคลิกที่ Users
คลิกเลือกผู้ใช้ที่ต้องการมอบสิทธิ์
ไปที่หัวข้อ Admin roles and privilege
ระบบจะแสดงรายการ Admin Role พร้อมสถานะ Assigned / Not assigned
ให้เปิดสวิตช์ที่ Assigned state ตาม role ที่ต้องการ
คลิก Save เพื่อบันทึก สิทธิ์จะมีผลทันทีหลังบันทึก
วิธีที่ 2: มอบสิทธิ์จากหน้า Admin roles (ทางเลือก)
วิธีนี้เหมาะเมื่อคุณต้องการจัดการจากมุมมองของ Admin Role เช่น ต้องการดูว่า Role นี้ถูกมอบให้ใครบ้าง
ขั้นตอน
ไปที่ Google Admin Console จากนั้นเข้าสู่ระบบด้วยบัญชีแอดมิน
คลิกที่ Account > Admin roles
เลือก Admin Role ที่ต้องการ > จากนั้นคลิก Assign Admin
คลิกที่ Assign members
พิมพ์อีเมลของผู้ใช้ที่ต้องการมอบสิทธิ์
คลิกที่ Assign role เพื่อยืนยัน
หลังจากมอบสิทธิ์แอดมินให้ผู้ใช้รายบุคคลแล้ว อย่าลืมตรวจสอบสิทธิ์ที่ผู้ใช้ได้รับอีกครั้ง และยกเลิกสิทธิ์ทันทีเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้งาน เพื่อรักษาความปลอดภัยของระบบ
การมอบสิทธิ์แอดมินให้ผู้ใช้รายบุคคลแบบ Direct assignment ช่วยให้คุณแบ่งงานได้ชัดเจน ควบคุมสิทธิ์ได้แม่นยำ และลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของระบบได้อย่างมาก
หากต้องการคำแนะนำในการใช้งาน Google Workspace ทาง NTS พร้อมให้คำปรึกษาและดูแลตามความเหมาะสมของแต่ละองค์กร ติดต่อเราเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้เลย