การ Recall Email คือ การเรียกคืนหรือดึงอีเมลที่ส่งไปแล้วกลับมา ไม่ว่าจะเป็นในกรณีที่ส่งอีเมลไปผิดคน หรือเนื้อหาภายในอีเมลยังไม่ถูกต้อง และผู้ส่งต้องการจะยกเลิกการส่งอีเมลก่อนที่ผู้รับจะเปิดอ่านอีเมลฉบับนั้นนั่นเอง ซึ่งผู้ใช้สามารถทำการ Recall Email บน Microsoft 365 ได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
หมายเหตุ : การ Recall Email สามารถทำได้กับอีเมลที่เพิ่งส่งไปเท่านั้น หากอีเมลฉบับนั้นถูกส่งไปนานแล้วจะไม่สามารถเรียกคืนได้ และสามารถทำได้กับผู้รับที่มีบัญชีอีเมล Microsoft 365 หรือ Microsoft Exchange ในองค์กรเดียวกันเท่านั้น หากเป็นข้อความที่ถูกส่งไปยังบัญชี Hotmail, Gmail หรือ live.com จะไม่สามารถเรียกคืนได้
เริ่มแรกก่อนทำการ Recall Email ต้องทำการตั้งค่ากำหนดเวลาในการยกเลิก Recall Email ก่อน ดังนี้
คลิกที่ “Sign in”
กรอกชื่อบัญชีอีเมล และคลิกที่ “Next”
กรอกรหัสผ่าน และคลิกที่ “Sign in”
ที่แถบเมนูด้านซ้าย คลิกที่ “Apps”
จากนั้นคลิกที่ “Outlook”
ระบบจะพามาที่หน้า Outlook ให้คลิกที่ “Settings”
จากนั้นในเมนู Mail ให้คลิกที่ “Compose and reply”
ในหัวข้อ Undo Send ให้เลื่อนแถบกำหนดเวลาในการ Recall Email มาทางซ้าย โดยสามารถกำหนดเวลาได้สูงสุด 10 วินาที และคลิกที่ “Save”
และเมื่อทำการตั้งค่าเวลาในการ Recall Email เรียบร้อยแล้ว ต่อไปจะเป็นวิธีการในการยกเลิกการส่งอีเมล ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
ในกล่อง Inbox ให้เลือก “Sent Items” จากนั้นคลิกที่อีเมลที่ต้องการยกเลิกการส่งอีเมล
คลิกที่ “More actions” และคลิกที่ “Advanced actions” จากนั้นคลิกที่ “Recall message”
ระบบจะแสดงข้อความแจ้งเตือนว่า การเรียกคืนข้อความนี้จะถูกลบออกจากกล่อง Mailbox ของผู้รับ
ทุกคน หากต้องการดำเนินการให้คลิกที่ “OK”
ระบบจะส่ง Report แจ้งการเรียกคืนอีเมลมาให้ทางกล่อง Inbox โดยมีชื่อหัวข้ออีเมลว่า “Message Recall Report for message: (ชื่อหัวข้ออีเมล)”
ในจดหมายให้คลิกที่ “View Message Recall Report” เพื่อดูสถานะการเรียกคืนอีเมล
เมื่อระบบทำการ Recall Email สำเร็จ จะแสดงหน้าต่างรายละเอียด ดังภาพ
