การแชร์ไฟล์ให้คนอื่นดู อาจดูเหมือนไม่มีอะไรซับซ้อน แต่สำหรับไฟล์สำคัญ โดยเฉพาะในองค์กร การตั้งค่าแค่ “ดูได้อย่างเดียว” อาจยังไม่เพียงพอ OneDrive จึงมีฟีเจอร์เล็ก ๆ ที่หลายคนอาจมองข้าม นั่นคือ “การป้องกันไม่ให้ดาวน์โหลดไฟล์” ที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้ข้อมูลได้อีกขั้น ฟีเจอร์นี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับไฟล์ที่เป็นความลับหรือใช้ชั่วคราว เช่น เอกสารภายใน สัญญา หรือสไลด์ที่ยังไม่พร้อมเผยแพร่
เงื่อนไขเบื้องต้นในการใช้ฟีเจอร์จำกัดการดาวน์โหลด
- ฟีเจอร์นี้รองรับเฉพาะ บัญชี Microsoft 365 สำหรับองค์กรหรือการศึกษา เท่านั้น
- ผู้รับไฟล์จะต้องเปิดดูผ่าน เว็บเบราว์เซอร์ ไม่สามารถใช้ผ่านแอปหรือออฟไลน์ได้
ขั้นตอนการจำกัดการดาวน์โหลดไฟล์ บน OneDrive
ขั้นตอนที่ 1 Login ด้วยบัญชี Microsoft เข้าสู่ระบบ OneDrive ผ่านเว็บเบราว์เซอร์
ขั้นตอนที่ 2 คลิกสัญลักษณ์ “โฟลเดอร์” เพื่อไปยังที่จัดเก็บเอกสารของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 คลิกขวาไฟล์ที่ต้องการ แล้วเลือก “Share”
ขั้นตอนที่ 4 ไปที่หน้าต่างส่งลิงก์ ให้คลิกการตั้งค่าลิงก์ (Link settings) ที่ไอคอนรูปเฟือง
ขั้นตอนที่ 5 ตั้งค่าการเข้าถึง ให้กับบุคคลที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 6 เปิดใช้งานตัวเลือก “ไม่ให้ดาวน์โหลด” (Can’t download)
ขั้นตอนที่ 7 คลิก “Apply”
ขั้นตอนที่ 8 กด “Send”
ข้อควรรู้เพิ่มเติม
- ฟีเจอร์นี้ช่วยป้องกันไม่ให้ดาวน์โหลดไฟล์ แต่ ไม่สามารถป้องกันการแคปหน้าจอ ดังนั้นจึงควรใช้ควบคู่กับวิจารณญาณและความเหมาะสมของไฟล์ที่จะแชร์
- ถ้าเป็น ไฟล์ Excel ที่ต้องการให้ผู้อื่นกรอกข้อมูล แนะนำให้ใช้ Microsoft Forms แทนการแชร์ไฟล์โดยตรง จะปลอดภัยและควบคุมข้อมูลได้ดีกว่า
ฟีเจอร์นี้ใช้งานไม่ยาก แต่หลายคนอาจยังมองข้าม หากต้องแชร์ไฟล์สำคัญ อย่าลืมตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึง และใช้ “การจำกัดการดาวน์โหลด” ทุกครั้ง เพื่อให้ทั้งผู้แชร์และผู้รับมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะไม่ถูกนำไปใช้งานต่อโดยไม่ได้ตั้งใจ
ใช้งาน Microsoft 365 อย่างมั่นใจ NTS พร้อมอยู่ข้างคุณในทุกขั้นตอน