การแชร์ไฟล์ให้คนอื่นดู อาจดูเหมือนไม่มีอะไรซับซ้อน แต่สำหรับไฟล์สำคัญ โดยเฉพาะในองค์กร การตั้งค่าแค่ “ดูได้อย่างเดียว” อาจยังไม่เพียงพอ OneDrive จึงมีฟีเจอร์เล็ก ๆ ที่หลายคนอาจมองข้าม นั่นคือ “การป้องกันไม่ให้ดาวน์โหลดไฟล์” ที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้ข้อมูลได้อีกขั้น ฟีเจอร์นี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับไฟล์ที่เป็นความลับหรือใช้ชั่วคราว เช่น เอกสารภายใน สัญญา หรือสไลด์ที่ยังไม่พร้อมเผยแพร่
เงื่อนไขเบื้องต้นในการใช้ฟีเจอร์จำกัดการดาวน์โหลด
- ฟีเจอร์นี้รองรับเฉพาะ บัญชี Microsoft 365 สำหรับองค์กรหรือการศึกษา เท่านั้น
- ผู้รับไฟล์จะต้องเปิดดูผ่าน เว็บเบราว์เซอร์ ไม่สามารถใช้ผ่านแอปหรือออฟไลน์ได้
ขั้นตอนการจำกัดการดาวน์โหลดไฟล์ บน OneDrive
Login ด้วยบัญชี Microsoft เข้าสู่ระบบ OneDrive ผ่านเว็บเบราว์เซอร์
คลิกสัญลักษณ์ “โฟลเดอร์” เพื่อไปยังที่จัดเก็บเอกสารของคุณ
คลิกขวาไฟล์ที่ต้องการ แล้วเลือก “Share”
ที่หน้าต่างส่งลิงก์ ให้คลิกการตั้งค่าลิงก์ (Link settings) ที่ไอคอนรูปเฟือง
ตั้งค่าการเข้าถึง ให้กับบุคคลที่ต้องการ
เปิดใช้งานตัวเลือก “ไม่ให้ดาวน์โหลด” (Can’t download)
คลิก “Apply”
กด “Send” ตามปกติได้เลย
ข้อควรรู้เพิ่มเติม
- ฟีเจอร์นี้ช่วยป้องกันไม่ให้ดาวน์โหลดไฟล์ แต่ ไม่สามารถป้องกันการแคปหน้าจอ ดังนั้นจึงควรใช้ควบคู่กับวิจารณญาณและความเหมาะสมของไฟล์ที่จะแชร์
- ถ้าเป็น ไฟล์ Excel ที่ต้องการให้ผู้อื่นกรอกข้อมูล แนะนำให้ใช้ Microsoft Forms แทนการแชร์ไฟล์โดยตรง จะปลอดภัยและควบคุมข้อมูลได้ดีกว่า
ฟีเจอร์นี้ใช้งานไม่ยาก แต่หลายคนอาจยังมองข้าม หากต้องแชร์ไฟล์สำคัญ อย่าลืมตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึง และใช้ “การจำกัดการดาวน์โหลด” ทุกครั้ง เพื่อให้ทั้งผู้แชร์และผู้รับมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะไม่ถูกนำไปใช้งานต่อโดยไม่ได้ตั้งใจ
