การใส่ลายเซ็น (Email Signature) ในอีเมล เป็นวิธีง่าย ๆ ที่ช่วยเสริมภาพลักษณ์ให้ดูน่าเชื่อถือ ทั้งยังใส่ข้อมูลติดต่อให้คนรับสามารถติดต่อกลับได้สะดวก และทำให้ข้อมูลติดต่อดูเป็นระเบียบมากขึ้น
ใน Microsoft 365 คุณสามารถตั้งค่าลายเซ็นได้ง่าย ๆ ผ่าน Outlook เวอร์ชันเว็บ มาดูขั้นตอนกันเลย
- ต้องใช้บัญชี Microsoft 365 และเข้า Outlook ผ่านเว็บ: https://outlook.office.com
- สามารถสร้างลายเซ็นได้หลายแบบ และเลือกแสดงเฉพาะในอีเมลใหม่ หรือตอบกลับ
- รองรับทั้งข้อความ, ลิงก์, และรูปภาพ เช่น โลโก้บริษัท
ขั้นตอนการตั้งค่าลายเซ็นใน Outlook Web App
เข้าไปที่ https://outlook.office.com แล้วล็อกอินด้วยบัญชี Microsoft 365
คลิกไอคอนรูปเฟือง (⚙️) ที่มุมขวาบน แล้วเลือก View all Outlook settings
ไปที่แท็บ Account จากนั้นเลือกหัวข้อ Signature
- บางบัญชีจะพบเมนู Account > Signature
- ขณะที่บางบัญชีจะใช้เมนูเดิมคือ Mail > Compose and reply
พิมพ์ลายเซ็นของคุณลงในช่อง Email signature สามารถใส่ข้อมูลได้ตามต้องการ เช่น
ชื่อ–ตำแหน่ง
เบอร์โทรศัพท์
เว็บไซต์ หรืออีเมล
โลโก้บริษัท (แนบเป็นรูปภาพ) พร้อมจัดรูปแบบได้ เช่น ตัวหนา ตัวเอียง หรือใส่ลิงก์
ตั้งค่าการแสดงลายเซ็นเริ่มต้น
- กรณี สร้างลายเซ็นครั้งแรก ระบบจะแสดงเป็น (No signature) ดังภาพ
หากมีการสร้างลายเซ็นไว้แล้ว ระบบจะแสดงชื่อของลายเซ็นในเมนู “Default Signature” ให้เลือกใช้งาน โดยสามารถกำหนดว่าจะให้แสดงลายเซ็นในกรณีใดบ้าง:
- New messages – สำหรับอีเมลใหม่
- Replies/forwards – สำหรับอีเมลที่ตอบกลับหรือส่งต่อ
คลิก Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า
เพียงเท่านี้ ลายเซ็นของคุณก็จะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติในทุกข้อความที่ส่งออก (ตามที่เลือกไว้)
- อย่าใส่ข้อมูลมากเกินไป ลายเซ็นควรอ่านง่าย กระชับ และดูเป็นมืออาชีพ
- แนะนำให้ใส่โลโก้บริษัทแบบขนาดพอดี ไม่ใหญ่จนบังเนื้อหา
- ถ้าองค์กรต้องการใช้ลายเซ็นรูปแบบเดียวกันทุกคน แนะนำให้แอดมินใช้ Microsoft Exchange Admin Center ในการจัดการรวม
แค่ใส่ลายเซ็น ก็ช่วยให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพขึ้นทันที ไม่ว่าจะติดต่องาน หรือแนะนำตัวกับลูกค้า ข้อมูลสำคัญก็ครบ จบในทุกฉบับ ลองตั้งค่าลายเซ็นตอนนี้ เพื่อให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพตั้งแต่บรรทัดแรก
ถ้าสนใจอยากลองใช้งาน Microsoft 365 เรายินดีแนะนำและให้บริการ 24/7 💙
NTS พร้อมอยู่ข้างคุณในทุกขั้นตอน ❤
ติดต่อเรา