เคยไหม…เวลานัดประชุมผ่าน Google Meet แต่ผู้เข้าร่วมแชร์หน้าจอ พูดคุย หรือแสดงอีโมจิโดยไม่ตั้งใจ? วันนี้เรามีวิธีตั้งค่า Host Controls ล่วงหน้าผ่าน Google Calendar ง่าย ๆ ไม่ต้องรอให้เข้าประชุมก่อน!
คู่มือนี้จะแนะนำแบบ Step-by-step ตั้งแต่การสร้าง Event ไปจนถึงการเปิด/ปิดสิทธิ์ของผู้เข้าร่วมประชุม
รับรองว่าอ่านจบแล้ว คุณจะควบคุมการประชุมได้อย่างมือโปร
- ใช้ได้เฉพาะกับบัญชี Google Workspace
- คุณต้องเป็น เจ้าของกิจกรรมใน Calendar ถึงจะตั้งค่าได้
- ผู้ที่ไม่ได้ล็อกอินด้วยบัญชี Google อาจถูกจำกัดสิทธิ์บางอย่างโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนการตั้งค่า
ขั้นตอนที่ 1: เข้าไปที่ Google Calendar
ขั้นตอนที่ 2: คลิกปุ่ม + Create เพื่อสร้างกิจกรรม
(หรือคลิกวันที่ในปฏิทินแล้วเลือก Event ก็ได้)
ขั้นตอนที่ 3: ใส่ชื่อและเวลาประชุมตามต้องการ
ขั้นตอนที่ 4: คลิก Add Google Meet video conferencing เพื่อสร้างลิงก์ประชุม
ขั้นตอนที่ 5: จะเห็นระบบจะสร้างลิงก์ห้องประชุมให้อัตโนมัติ ดังรูป
ขั้นตอนที่ 6: คลิกไอคอน ⚙️ Video call options เพื่อเข้าสู่หน้าตั้งค่าห้องประชุม
เริ่มปรับการควบคุมห้อง (Host Controls) ที่หัวข้อ Meeting Moderation
ขั้นตอนที่ 7:
- เปิด Host management – เพื่อให้คุณควบคุมห้องได้
การตั้งค่านี้เหมาะกับประชุมที่ผู้เข้าร่วมเยอะ หรือมีความเป็นทางการสูง
ขั้นตอนที่ 8:
- ปิด Let contributors share their screen – เพื่อไม่ให้แชร์หน้าจอ
- ปิด Let contributors send reactions – เพื่อไม่ให้ส่งอีโมจิ/ยกมือ
ขั้นตอนที่ 9: ไปที่แท็บ Let Contributors
- ปิด Let contributors send messages เพื่อปิดการแชทในห้องประชุม
ถ้าปุ่มเหล่านี้เป็นสีเทา แปลว่า ยังไม่ได้เปิด Host management ให้ทำการเปิดก่อน
ขั้นตอนที่ 10: ตั้งค่าการเข้าร่วม
โดยไปที่หัวข้อ Meeting access เพื่อเลือกประเภทการเข้าร่วมประชุม:
- Open – ใครมีลิงก์ก็ขอเข้าร่วมได้
เหมาะกับการประชุมทั่วไปที่ไม่ได้เป็นความลับ
- Trusted – เฉพาะคนในองค์กรเข้าร่วมได้
เหมาะกับประชุมทีมภายใน
- Restricted – เฉพาะผู้ที่ถูกเชิญผ่าน Calendar เท่านั้น
เหมาะกับการประชุมลับหรือเชิญเฉพาะคนที่ได้รับอนุญาต
คู่มือนี้แนะนำให้เลือกตัวเลือก “Restricted” เพื่อจำกัดเฉพาะผู้ที่ถูกเชิญผ่าน Google Calendar เท่านั้น
ขั้นตอนที่ 11: ยกเลิกเครื่องหมายถูกหน้า “Anyone can ask to join, including people who dial in”
เพื่อป้องกันบุคคลภายนอกที่มีลิงก์ไม่ให้ขอเข้าร่วม
ขั้นตอนที่ 12: คลิก Save ที่มุมล่างขวา เพื่อบันทึกการตั้งค่า
เมื่อตั้งค่าแล้ว ระบบจะผูกการตั้งค่าเหล่านี้ไว้กับลิงก์ Meet นี้ทันที ไม่ต้องตั้งใหม่ทุกครั้ง
- ตั้ง Co-host ล่วงหน้า ไว้ช่วยดูแลห้องประชุม (ถ้าองค์กรรองรับ)
- หลีกเลี่ยงการแชร์ลิงก์ประชุมในที่สาธารณะ เช่น เว็บหรือโซเชียล
- การส่งคำเชิญผ่าน Google Calendar จะควบคุมสิทธิ์ได้ง่ายกว่า
🚀 อยากใช้งาน Google Workspace ให้คล่องและปลอดภัยยิ่งขึ้น?
ให้ทีม NTS ช่วยดูแลคุณตั้งแต่เริ่มต้น จัดการระบบได้อย่างมั่นใจ
พร้อมใช้จริงในทุกวันทำงาน
คลิกดูรายละเอียด
📞 ติดต่อเรา :
📱 0-2107-3466
✉️ [email protected]
📄 ขอใบเสนอราคา