คู่มือนี้เหมาะสำหรับ ผู้ดูแลระบบ Google Workspace ที่ต้องการบล็อกอีเมลที่มีคำต้องห้าม เช่น ความลับ, งบการเงิน แต่เฉพาะเมื่อส่งออกไปยังผู้รับภายนอกองค์กร เช่น @gmail.com , @hotmail.com โดยใช้ฟีเจอร์ Envelope filter หรือ Address list เพื่อกำหนดให้กฎมีผลเฉพาะกับผู้รับนอกองค์กร (บล็อกเฉพาะผู้รับภายนอก)
สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนเริ่ม
- ต้องมีบัญชี Super Admin
- ต้องตั้งค่ากฎ Content compliance พื้นฐานไว้แล้ว
- รายชื่อโดเมนภายนอกที่ต้องการควบคุม เช่น @gmail.com, @yahoo.com
ก่อนเริ่มการตั้งค่าในคู่มือนี้
โปรดตรวจสอบว่าคุณได้ตั้งค่ากฎ Content compliance พื้นฐานไว้แล้ว
ถ้ายังไม่ได้ตั้งค่ากฎพื้นฐาน แนะนำให้ดูคู่มือก่อนหน้า: คู่มือการตั้งค่าคำต้องห้ามใน Gmail Admin Console เพื่อทำขั้นตอนพื้นฐานให้เสร็จก่อน
การตั้งค่าให้กฎมีผลเฉพาะเมื่อส่งถึงภายนอก
เมื่อตั้งค่ากฎพื้นฐานเรียบร้อยแล้ว หากต้องการให้กฎนี้ทำงาน เฉพาะเมื่อส่งถึงผู้รับภายนอกองค์กร ให้เลือกวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:
วิธีที่ 1: ใช้ Envelope filter
เหมาะกับการระบุโดเมนภายนอกไม่กี่รายการ เช่น @gmail.com, @yahoo.com (เร็ว ตรงจุด เหมาะกับกรณีโดเมนน้อย) ตั้งค่าได้รวดเร็วโดยใช้ regex สามารถทำตามขั้นตอนนี้ได้เลย
ในการตั้งค่ากฎ Content compliance ให้เลื่อนลงมาที่ หัวข้อ C. Envelope filter
ติ๊กถูกที่ ✅ Only affect specific envelope recipients
เลือก Pattern match จาก dropdown
ใส่ regex เพื่อบังคับใช้กฎเฉพาะ เมื่อผู้รับไม่ใช่ในองค์กร (.+@(?!yourdomain\.com$).+)
จากตัวอย่างโดเมนภายในขององค์กร
- เช่น nts.co.th ให้ใส่ regex: .+@(gmail\.com|yahoo\.com)$
ความหมายการใส่ Regex
กฎจะมีผลเฉพาะเมื่อผู้รับอีเมลมีโดเมนเป็น @gmail.com หรือ @yahoo.com เท่านั้น เช่น อีเมลที่ส่งไปยัง [email protected] หรือ [email protected] จะถูกตรวจสอบตามกฎนี้ ส่วนอีเมลที่ส่งไปยังโดเมนอื่นจะไม่โดนบล็อก
คลิก Save
วิธีที่ 2: ใช้ Address List
เหมาะกับกรณีที่มีหลายโดเมนหรือเปลี่ยนแปลงบ่อย จัดการรายชื่อผ่านรายการ Address list แยกได้ยืดหยุ่นกว่า สามารถทำตามขั้นตอนได้ ดังนี้
ไปที่ หัวข้อ A. Address lists
ติ๊กถูกที่ ✅ Use address lists to bypass or control application of this setting
เลือก Only apply this setting for specific addresses/domains
คลิก Use existing list หากมีรายการแล้ว หรือ Create or edit list เพื่อสร้างใหม่ เช่น @gmail.com, @yahoo.com
คลิก SAVE เพื่อบันทึกกฎที่ปรับเงื่อนไขแล้ว (ไม่ต้องเพิ่ม “Add Setting” ใหม่ หากแก้ไขใน OU เดิม
ที่ใช้งานอยู่)
หมายเหตุ
- กฎจะมีผลภายใน ประมาณ 1 ชั่วโมง
- แนะนำให้ทดสอบกับบัญชีภายนอกก่อนใช้งานจริง
- หากมีไม่กี่โดเมน → ใช้ Envelope filter จะเร็วกว่ามาก
- ถ้ามีหลายโดเมนและเปลี่ยนแปลงบ่อย → Address list ยืดหยุ่นกว่า
