ในแต่ละวัน ผู้ใช้ในองค์กรของคุณอาจมีการล็อกอินเข้าระบบจากหลายอุปกรณ์ หลายสถานที่ ซึ่งบางครั้งก็อาจมีเหตุการณ์ที่ไม่น่าไว้ใจเกิดขึ้นได้ เช่น ล็อกอินจาก IP แปลก ๆ หรือล็อกอินในเวลาที่ไม่ปกติ
เพื่อให้แอดมินสามารถติดตามและควบคุมสถานการณ์เหล่านี้ได้แบบทันที Google Workspace จึงมีเครื่องมือที่เรียกว่า User log events บน Google Admin Console ซึ่งช่วยให้ตรวจสอบ Login Activity ของผู้ใช้แต่ละรายได้อย่างละเอียด และนี่คือวิธีการใช้งานแบบ Step-by-step ที่แอดมินมือใหม่ก็ทำตามได้ไม่ยาก
- ต้องใช้บัญชี Admin ที่มีสิทธิ์เข้าถึงเมนู Audit and Investigation
- ฟีเจอร์นี้มีใน Google Workspace รุ่น Business, Enterprise, และ Education (บางแพ็กเกจ)
- ระยะเวลาเก็บข้อมูลย้อนหลังขึ้นอยู่กับแพ็กเกจที่ใช้งาน
ขั้นตอนการตรวจสอบ Login Activity (User log events)
เข้าไปที่ Google Admin Console แล้วล็อกอินด้วยบัญชีแอดมิน
ที่แถบเมนูด้านซ้าย ให้คลิก Reporting
จากนั้น เลือก Audit and Investigation
คลิกที่ User log events
ระบบจะแสดงข้อมูล Login Activity ภายใน 7 วันล่าสุดโดยอัตโนมัติ หากต้องการค้นหาเพิ่มเติม
ให้ทำตามนี้:
คลิก + Add a filter เพื่อระบุช่วงวันที่, ผู้ใช้ หรือเหตุการณ์ที่ต้องการ
ใช้ตัวกรองเพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการ เช่น:
- Date – เลือกช่วงวันที่ที่ต้องการตรวจสอบ (คู่มือใช้ตัวอย่างนี้)
- Affected user – ระบุอีเมลของผู้ใช้
- Event name – เช่น login_success, login_failure, suspicious_login
คลิก Apply เพื่อดูผลลัพธ์
หากต้องการดาวน์โหลดข้อมูล คลิกปุ่ม Export all
ระบบจะแสดงหน้าต่าง Export results
- ตั้งชื่อและเลือกรูปแบบไฟล์ที่ต้องการ
- Google Sheets
- .CSV (Comma-separated values)
- คลิก Export เพื่อดาวน์โหลดข้อมูลเก็บไว้
- หากมีตัวกรองค้างจากการใช้งานครั้งก่อน ให้คลิก Clear filters เพื่อรีเซ็ต
- หากพบกิจกรรมที่น่าสงสัย เช่น ล็อกอินจาก IP แปลก ๆ หรือช่วงเวลาที่ไม่ปกติ ควรตรวจสอบเพิ่มเติมทันที
- แนะนำให้เปิดใช้ฟีเจอร์ Login Alert เพื่อรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการล็อกอินจากอุปกรณ์ใหม่
ดูคู่มือ: วิธีตั้งค่า Google login alert เมื่อมีคนล็อกอินบัญชี
แค่เปิดใช้ฟีเจอร์นี้ ก็ช่วยเสริมความปลอดภัยให้ Google Workspace ขององค์กรได้ทุกวัน
ให้ทีม NTS ดูแล Google Workspace ของคุณแบบครบวงจร มั่นใจได้ว่าระบบจะพร้อมใช้งาน ปลอดภัย และไม่พลาดเหตุการณ์สำคัญ ตั้งแต่ขั้นตอนเริ่มต้นใช้งาน ไปจนถึงการติดตามความปลอดภัยอย่างต่อเนื่อง