โฟลเดอร์ Deleted Items ใน Outlook Web เป็นพื้นที่สำหรับพักอีเมลก่อนลบถาวร ซึ่งหากไม่ได้จัดการอย่างสม่ำเสมอ อาจทำให้พื้นที่ Mailbox ถูกใช้งานโดยไม่จำเป็น
Microsoft 365 จึงมีตัวเลือกที่ ช่วยจัดการอีเมลใน Deleted Items โดยลบอีเมลอัตโนมัติเมื่อออกจากระบบ เพื่อเพิ่มความสะดวกในการดูแลกล่องจดหมายและช่วยจัดการพื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น
- ช่วยดูแลกล่องจดหมายให้เป็นระเบียบ
- ลดปัญหาพื้นที่ Mailbox เต็ม
- ช่วยลดภาระในการจัดการและลบอีเมลใน Deleted Items
ในคู่มือนี้ เราจะพาไปตั้งค่าเพื่อ ลบอีเมลใน Deleted Items อัตโนมัติเมื่อออกจากระบบ Outlook Web
ทีละขั้นตอน ดังนี้
เริ่มจาก Log in เข้าใช้งาน Outlook ด้วยบัญชีของคุณ (https://outlook.office.com/)
คลิกที่ “Settings”
คลิกที่ “Mail” และคลิกที่ “Message handling”
ภายใต้หัวข้อ Message options ติ๊ก ✓ ที่ “Empty my deleted items folder”
จากนั้นคลิกที่ “Save” เพื่อบันทึกการตั้งค่า หลังจากนี้ทุกครั้งที่คุณออกจากระบบ Outlook Web ระบบจะลบอีเมลทั้งหมดในโฟลเดอร์ Deleted Items โดยอัตโนมัติ
- การตั้งค่า Empty my deleted items folder จะทำงานเมื่อผู้ใช้กด Sign out จาก Outlook Web เท่านั้น และเป็นการลบเพื่อช่วยจัดการอีเมลเบื้องต้น ไม่สามารถลบอีเมลทั้งหมดได้ 100%
- การลบอีเมลด้วยวิธีนี้จะลบเฉพาะโฟลเดอร์ Deleted Items อีเมลบางรายการอาจถูกย้ายไปเก็บไว้ในส่วน Recoverable Items ตามนโยบายของ Microsoft 365
- การทำงานของฟีเจอร์นี้อาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับการตั้งค่า Retention Policy ของแต่ละองค์กร
การตั้งค่าให้ลบอีเมลใน Deleted Items อัตโนมัติ เป็นอีกหนึ่งวิธีง่าย ๆ ที่ช่วยดูแล Mailbox ให้เป็นระเบียบ และลดปัญหาพื้นที่เต็มในระยะยาว โดยเฉพาะองค์กรที่ใช้งานอีเมลจำนวนมากในแต่ละวัน
หากองค์กรของคุณต้องการใช้งาน Microsoft 365 อย่างเต็มประสิทธิภาพ พร้อมการดูแลและการให้คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ ทีมงาน NTS พร้อมให้บริการ Microsoft 365 แบบครบวงจร 👉 ติดต่อเราเพื่อขอ
คำปรึกษาได้ทันที
📞 ติดต่อเรา :
📱 0-2107-3466
📧 [email protected]
📄 ขอใบเสนอราคา