ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลระบบ Google Workspace และต้องการป้องกันไม่ให้มีใครส่งคำอ่อนไหวทางอีเมล ไม่ว่าจะเป็น “ความลับบริษัท”, “งบการเงิน”, หรือชื่อโปรเจคลับ ๆ ต่าง ๆ คู่มือนี้เหมาะกับคุณเป็นอย่างมากโดยเฉพาะถ้าต้องการให้กฎนี้ครอบคลุม ทุกปลายทาง ไม่ว่าจะส่งหาเพื่อนร่วมงานในองค์กร หรือส่งออกไปภายนอกอย่าง @gmail.com, @yahoo.com ก็ตาม ซึ่งใช้ได้กับ Google Workspace เวอร์ชัน Business Standard ขึ้นไป
วิธีตั้งค่าบล็อกคำต้องห้ามใน Gmail Admin Console
ไปที่เมนู Apps
เลือก Google Workspace
คลิกที่ Gmail
เลือกเมนู Compliance หรือ Advanced settings (ขึ้นอยู่กับหน้าตา Admin Console)
เลื่อนลงไปที่หัวข้อ Content compliance
คลิก CONFIGURE เพื่อเพิ่มกฎใหม่
ทำการตั้งค่ากฎ
- ตั้งชื่อกฎ เช่น Block Sensitive Keywords
- ที่หัวข้อ Email messages to affect → เลือก ✅ Outbound
- ที่หัวข้อ If ANY of the following match the message → คลิก Add แล้วใส่คำต้องห้าม เช่น ความลับ,
งบการเงิน, โปรเจคลับ
จากนั้น Add เพื่อเพิ่มคำต้องห้าม เช่น ความลับ, งบการเงิน, โปรเจคลับ
ทำการตั้งค่าการจัดการข้อความ
ที่หัวข้อ If the above expressions match, do the following
- เปลี่ยนจาก Modify message เป็น Reject message
- พิมพ์ข้อความแจ้งเตือน เช่น “อีเมลของคุณมีข้อความที่ไม่อนุญาตตามนโยบายองค์กร”
- เลือกประเภทบัญชี ที่หัวข้อ Account types to affect → ติ๊ก ✅ Users และคลิก SAVE เพื่อบันทึกกฎ
หมายเหตุ
- กฎจะเริ่มทำงานภายในประมาณ 1 ชั่วโมง
- แนะนำให้ทดสอบกับ บัญชีทดลองก่อนใช้งานจริง
- ถ้ามีหลายคำต้องห้าม: จะรวมไว้ในกฎเดียวหรือแยกกฎก็ได้ ขึ้นอยู่กับวิธีจัดการที่คุณสะดวก
