สำหรับแอดมิน Google Workspace ที่อยากควบคุมการใช้งานอีเมลในองค์กร ไม่ว่าจะเพื่อความปลอดภัย การตรวจสอบ หรือการติดตามการสื่อสารของพนักงาน
คุณสามารถตั้งค่าให้ระบบส่งสำเนาอีเมล (Auto BCC) ไปยังอีเมลของหัวหน้า หรือทีมที่เกี่ยวข้องได้แบบอัตโนมัติ แค่ตั้งค่าผ่าน Google Admin Console ครั้งเดียว ระบบก็จะทำงานให้คุณตลอด ไม่ต้องคอย forward เองให้ยุ่งยาก ช่วยจัดการข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ และลดความเสี่ยงจากการพลาดข้อมูลสำคัญ
- ต้องใช้บัญชี Super Admin เท่านั้น
- การตั้งค่านี้จะมีผลกับผู้ใช้ใน OU (หน่วยงาน) ที่คุณเลือก
- การตั้งค่าอาจใช้เวลาสูงสุด 24 ชั่วโมง กว่าจะเริ่มทำงานจริง
ขั้นตอนการตั้งค่า Auto BCC อีเมล
Login เข้า admin.google.com ด้วยบัญชี Super Admin
ไปที่เมนู Apps
เลือก Google Workspace
เลือก OU (หน่วยงาน) ที่ต้องการตั้งค่า เช่น Marketing
- ⚠️ ถ้าไม่เลือก OU การตั้งค่าจะมีผลกับ “ทุกคน” ในโดเมน
คลิก Gmail
ไปที่ Compliance
เลื่อนลงมาที่หัวข้อ Content compliance
ถ้ายังไม่เคยตั้งค่า → คลิก Configure
ถ้ามีกฎอื่นอยู่แล้ว → คลิก Add another rule
ตั้งชื่อกฎให้เข้าใจง่าย เช่น Auto BCC to Manager
จากนั้น เลือกประเภทอีเมลที่ต้องการให้ส่งสำเนา
- Outbound (อีเมลขาออก)
- Inbound (อีเมลขาเข้า)
- Internal – sending / receiving (ถ้าต้องการเก็บสำเนาภายใน)
เลือกเฉพาะที่ต้องการ ไม่ต้องติ๊กทุกช่องก็ได้
ตั้งค่าผู้รับสำเนา
ที่หัวข้อ Also deliver to → ติ๊กถูกที่ Add more recipients แล้วคลิก Add
ในหน้าต่างใหม่:
เลือกประเภทการส่งเป็น Basic
ใส่อีเมลของผู้ที่ต้องการรับสำเนา (เช่น หัวหน้า หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล)
คลิก Save
ระบบจะพาคุณกลับมาหน้า Add setting
คลิก Save อีกครั้งเพื่อยืนยันการตั้งค่า
- ห้ามตั้งค่าให้ส่งกลับไปหาผู้ส่ง (Sender) เพราะจะทำให้เกิด Email Loop
- แนะนำให้ ทดสอบการตั้งค่าด้วยบัญชีทดลองก่อนใช้งานจริง
-
ถ้าผู้รับปลายทางเป็น Google Group → ต้องเปิดสิทธิ์ “รับอีเมลจากภายนอกกลุ่ม” ก่อน
ดูวิธีการตั้งค่าได้ที่ วิธีเปิดสิทธิ์ให้ Google Group รับอีเมลจากบัญชีอื่น
การตั้ง Auto BCC ล่วงหน้าถือเป็นวิธีที่ช่วยได้มาก ทั้งช่วยตรวจสอบ ป้องกันความผิดพลาด และเก็บบันทึกการสื่อสารได้แบบแนบเนียนโดยไม่รบกวนใคร ตั้งแค่ครั้งเดียว ระบบก็ทำงานให้อัตโนมัติไปได้ยาว ๆ
ให้การจัดการ Google Workspace เป็นเรื่องง่าย และสบายใจยิ่งขึ้น
เรามีทีมงานที่เข้าใจ พร้อมให้คำปรึกษาและดูแลระบบให้คุณแบบครบจบในที่เดียว