Google เดินหน้าปรับระบบจัดการสิทธิ์ (Permission) ใน Google Drive ให้เป็นรูปแบบเดียวกันมากขึ้น หลังจากก่อนหน้านี้ได้เปลี่ยนแนวทางจากการกำหนดสิทธิ์แยกเป็นรายไฟล์ มาเป็นการจัดการผ่านโฟลเดอร์ เพื่อให้ดูแลและจัดการสิทธิ์ได้ง่ายกว่าเดิม
อัปเดตรอบนี้ Google จะย้ายไฟล์และโฟลเดอร์ที่ยังใช้ระบบเดิมมาใช้ Limited access ซึ่งเป็นรูปแบบการจัดการสิทธิ์แบบใหม่โดยอัตโนมัติ โดยสิทธิ์การเข้าถึงจะยังคงเหมือนเดิม ผู้ที่เคยเปิดดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขไฟล์ได้ ก็ยังใช้งานต่อได้ตามปกติ
ไฟล์ที่ถูกย้ายมาใช้ระบบใหม่ จะแสดงว่า Limited access ถูกตั้งค่าโดย Google Drive เพื่อให้ทราบว่าเป็นการย้ายมาจากระบบเดิมโดยอัตโนมัติ ไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงที่ผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบเป็นผู้ตั้งค่าเอง พร้อมใช้หน้าต่างแชร์รูปแบบใหม่ที่ช่วยให้ตรวจสอบการตั้งค่าสิทธิ์ได้ง่ายขึ้น
หลังจากอัปเดตแล้ว เจ้าของไฟล์ยังสามารถตรวจสอบไฟล์ที่ใช้ Limited access ได้ง่าย ๆ เพียงค้นหาใน Google Drive ด้วยคำสั่ง
owner:me is:limitedaccess
ระบบจะแสดงรายการไฟล์ที่มีการจำกัดสิทธิ์ทั้งหมดของคุณทันที ช่วยให้ตรวจสอบได้ง่ายว่ามีไฟล์ใดบ้างที่ใช้การตั้งค่าสิทธิ์แบบนี้
การใช้งาน
อัปเดตนี้ไม่ต้องตั้งค่าเพิ่มเติม ทั้งผู้ดูแลระบบ (Admin) และผู้ใช้งานทั่วไป ระบบจะทยอยปรับให้โดยอัตโนมัติ
การเปิดใช้งาน
- บัญชี Google ส่วนตัว: ใช้งานได้ทันที
- Rapid Release: เริ่มทยอยเปิดให้ใช้งานตั้งแต่วันที่ 9 เมษายน 2569
- Scheduled Release: เริ่มทยอยเปิดให้ใช้งานตั้งแต่วันที่ 16 เมษายน 2569
แพ็กเกจที่รองรับ
- Google Workspace ทุกแพ็กเกจ
- Google Workspace Individual
- บัญชี Google ส่วนตัว
สำหรับองค์กรที่มีการแชร์ไฟล์ร่วมกันจำนวนมาก การอัปเดตครั้งนี้ช่วยให้การจัดการสิทธิ์เป็นมาตรฐานเดียวกันมากขึ้น ทั้งการตรวจสอบ การแชร์ และการดูแลสิทธิ์ในระยะยาวก็ทำได้ง่ายกว่าเดิม โดยไม่ต้องกังวลว่าสิทธิ์เดิมของผู้ใช้งานจะเปลี่ยนไป
ถ้าอยากเริ่มใช้ Google Workspace ให้คุ้มและตั้งค่าได้ตรงการใช้งานขององค์กร NTS พร้อมช่วยคุณเริ่มต้นได้ง่ายขึ้น
ที่มา: Google Workspaces Updates