Google Workspace เพิ่มความสามารถใหม่ให้ผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถตั้งกฎให้ระบบเข้ารหัสไฟล์สำคัญขององค์กรได้โดยอัตโนมัติ ผ่านฟีเจอร์ Policy-Based Enforcement ที่ทำงานร่วมกับระบบเข้ารหัส Client-Side Encryption (CSE) ช่วยลดขั้นตอนการทำงานและให้องค์กรควบคุมการเข้ารหัสไฟล์สำคัญจากส่วนกลางได้สะดวกขึ้น พร้อมช่วยรองรับข้อกำหนดด้านการคุ้มครองข้อมูล เช่น ITAR, EAR และ HIPAA โดยขณะนี้เปิดให้ทดสอบในรูปแบบ Beta
ความสามารถสำคัญของ Policy-Based Enforcement
จากเดิม ผู้ใช้ต้องสร้างสำเนาไฟล์ที่เข้ารหัสและลบไฟล์ต้นฉบับที่ไม่ได้เข้ารหัสด้วยตัวเอง ตอนนี้ Admin สามารถกำหนดเงื่อนไขผ่าน Google Workspace Rules Engine เพื่อให้ระบบเข้ารหัสไฟล์ที่ตรงตามเงื่อนไขได้โดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องสร้างสำเนาใหม่ และยังคงใช้ URL เดิมของไฟล์ได้ โดยมีความสามารถดังนี้
- รองรับไฟล์หลายประเภท ทั้ง Google Docs, Sheets, Slides, Microsoft Office, PDF และรูปภาพที่รองรับโดย Workspace Rules ครอบคลุมไฟล์ใน My Drive และ Shared drives
- แจ้งเตือนเมื่อเปิดไฟล์ ผู้ใช้จะเห็นข้อความแจ้งเมื่อเปิดไฟล์ที่ถูกเข้ารหัสตามนโยบายขององค์กร
- ตรวจสอบการเข้ารหัสได้ Admin สามารถติดตามผลผ่าน Security Investigation Tool (SIT) และรับการแจ้งเตือนผ่าน Alert Center หากบริการจัดการสิทธิ์เข้าถึงคีย์เข้ารหัส (KACLS) ภายนอกมีปัญหา
สำหรับ Admin
- ต้องลงทะเบียนผ่าน Policy-Based Enforcement Beta Application โดยระบุ Domain ขององค์กร
- ฟีเจอร์ปิดไว้เป็นค่าเริ่มต้น (OFF) โดย Admin สามารถตั้งค่าผ่าน Admin Console หลังได้รับอนุมัติเข้าร่วม Beta โดยองค์กรที่ได้รับสิทธิ์จะได้รับคู่มือการเริ่มต้นใช้งานและการตั้งค่าเพิ่มเติม
สำหรับผู้ใช้งานทั่วไป
ไม่ต้องตั้งค่าเพิ่มเติม เมื่อเปิดไฟล์ที่ถูกเข้ารหัสตามนโยบายขององค์กร ระบบจะแสดงข้อความแจ้งว่าไฟล์ดังกล่าวได้รับการเข้ารหัสเพิ่มเติมตามกฎที่ Admin กำหนด
การเปิดให้ใช้งาน
ขณะนี้ Policy-Based Enforcement เปิดให้ทดสอบในรูปแบบ Beta แล้ว ทั้ง Rapid Release และ Scheduled Release สำหรับลูกค้า Google Workspace Enterprise Plus ที่มี Assured Controls หรือ Assured Controls Plus Add-on และได้รับอนุมัติเข้าร่วม Beta เท่านั้น
การอัปเดตนี้ช่วยให้องค์กรปกป้องไฟล์สำคัญได้สะดวก ลดขั้นตอนการเข้ารหัสด้วยตัวเอง และให้ Admin ควบคุมการจัดการข้อมูลจากส่วนกลางได้ง่ายขึ้น
ที่มา: Google Workspaces Updates