ในแต่ละวัน Google Drive ขององค์กรเรามีไฟล์ถูกสร้าง แชร์ แก้ไข หรือลบอยู่ตลอดเวลา ซึ่งมักเป็นข้อมูลสำคัญที่แอดมินต้องมองเห็นให้ทัน ไม่ใช่แค่เพื่อความเป็นระเบียบ แต่รวมถึงเรื่องความปลอดภัยและการจัดการตามนโยบายขององค์กรด้วย
ล่าสุด Google อัปเกรดฟีเจอร์ Drive Inventory reporting ให้สามารถ ส่งออกข้อมูลแบบรายวัน (Daily Export) ไปยัง BigQuery ได้แล้ว
จากที่เคยส่งออกได้แค่รายสัปดาห์ ตอนนี้แอดมินสามารถดูความเคลื่อนไหวของไฟล์แบบ Real-time ได้ทุกวัน
คุณสามารถรู้ได้ว่า ไฟล์ที่ถูกสร้างในแต่ละวันเป็นข้อมูลประเภทไหน ใครเข้าถึงหรือแชร์บ้าง และไฟล์ไหนถูกแก้ไขบ่อย หรืออาจมีพฤติกรรมที่ต้องตรวจสอบ
ทั้งหมดนี้สามารถเอาไปวิเคราะห์ต่อใน BigQuery ได้ทันที จะตรวจสอบความเสี่ยง ปรับปรุงการใช้งานให้ตรงนโยบาย หรือใช้วางแผนจัดการข้อมูลให้เป็นระบบมากขึ้นก็ทำได้หมด
การเริ่มต้นใช้งาน Daily Export
ผู้ดูแลระบบ (Admins)
ฟีเจอร์นี้ยังไม่เปิดอัตโนมัติ ต้องเข้าไปเปิดเองในระดับโดเมน โดยไปที่เมนู “Export Schedule” > เลือกเป็นรายวัน (Daily)
- ถ้าเคยเปิด Weekly Export ไว้อยู่แล้ว ก็เปลี่ยนได้เลย
- ดูวิธีเปิดหรือปิดฟีเจอร์ Drive Inventory Export ได้ที่ หน้าศูนย์ช่วยเหลือ
ผู้ใช้งานทั่วไป (End Users)
ไม่มีผลกับการใช้งานปกติ ไม่ต้องตั้งค่าอะไรเพิ่มเติม
หมายเหตุ:
- การส่งออกไปยัง BigQuery มีค่าใช้จ่าย
- ต้องตั้งค่า Billing ใน Google Cloud Project ก่อน
- ประเมินค่าใช้จ่ายล่วงหน้าได้ผ่าน Google Cloud Pricing Calculator
แพ็กเกจที่รองรับ
ฟีเจอร์ Daily Export ใช้งานได้เฉพาะในแพ็กเกจต่อไปนี้:
- Google Workspace:
Enterprise Standard / Plus, Frontline Plus, Education Standard / Plus, Enterprise Essentials Plus - Cloud Identity Premium
ทุกวันนี้ข้อมูลเปลี่ยนแปลงเร็วมาก การรอรายงานแบบรายสัปดาห์อาจไม่ทันการณ์แล้ว…ลองเปิดใช้ Daily Export วันนี้ เพื่อให้มองเห็นทุกการเปลี่ยนแปลงแบบวันต่อวัน วิเคราะห์ง่ายกว่า ปรับระบบได้ไวกว่า และจัดการข้อมูลได้แบบแม่น ๆ ไม่มีตกหล่น
ให้การใช้งาน Google Workspace ขององค์กรคุณเป็นเรื่องง่าย ปลอดภัย และคุ้มค่าที่สุด ด้วยบริการดูแลแบบครบวงจรจาก NTS
ที่มา: Google Workspace Updates