Google ประกาศเปิดให้ใช้งาน Data Loss Prevention (DLP) สำหรับ Google Calendar แบบ General Availability (GA) อย่างเป็นทางการ ช่วยให้องค์กรสามารถป้องกันการแชร์ข้อมูลสำคัญหรือข้อมูลอ่อนไหวผ่านรายละเอียดในปฏิทินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นชื่อกิจกรรม สถานที่ หรือคำอธิบายของนัดหมาย
Data Loss Prevention คืออะไร?
Data Loss Prevention (DLP) เป็นระบบที่ช่วยตรวจจับและควบคุมการส่งต่อข้อมูลสำคัญภายในองค์กร โดยเมื่อผู้ใช้สร้างหรือแก้ไขกิจกรรมใน Google Calendar ระบบจะสแกนข้อมูลภายในนัดหมายเพื่อตรวจหาข้อมูลที่เข้าข่ายความเสี่ยง เช่น
- หมายเลขบัตรเครดิต
- ข้อมูลส่วนบุคคล (PII)
- ข้อมูลทางการเงิน
- รหัสลูกค้า
- ข้อมูลภายในองค์กร
- คำหรือรูปแบบข้อมูลที่ผู้ดูแลระบบกำหนดเอง (Custom Detectors)
หากพบข้อมูลที่ละเมิดนโยบาย DLP ระบบจะดำเนินการตามกฎที่ผู้ดูแลกำหนดไว้ทันที
ฟีเจอร์หลักของ DLP
1. เลือกรูปแบบการตอบสนองได้หลายระดับ
ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดให้ระบบทำงานได้ 3 รูปแบบ ได้แก่
- Audit Only บันทึกเหตุการณ์เพื่อตรวจสอบย้อนหลัง
- Warn แจ้งเตือนผู้ใช้งานก่อนบันทึกนัดหมาย
- Block ป้องกันการสร้างหรือแก้ไขนัดหมายที่มีข้อมูลอ่อนไหว
โดยหากมีหลายกฎทำงานพร้อมกัน ระบบจะเลือกใช้มาตรการที่เข้มงวดที่สุดโดยอัตโนมัติ
2. ตรวจสอบข้อมูลสำคัญใน Event ได้โดยตรง
DLP จะสแกนข้อมูลในฟิลด์สำคัญของ Calendar Event ได้แก่
- Event Title
- Description
- Location
ช่วยลดโอกาสที่พนักงานจะใส่ข้อมูลสำคัญลงในรายละเอียดการประชุมโดยไม่ได้ตั้งใจ
3. แจ้งเตือนผู้ใช้แบบเรียลไทม์
เมื่อพบข้อมูลที่เข้าข่ายความเสี่ยง
- บนเว็บ ผู้ใช้จะได้รับ Pop-up แจ้งเตือนทันที
- บนอุปกรณ์ Android, iOS หรือผ่าน Calendar API ระบบจะส่งอีเมลอธิบายสาเหตุของการถูกบล็อก
ผู้ดูแลระบบยังสามารถปรับแต่งข้อความแจ้งเตือนได้ตามนโยบายขององค์กรอีกด้วย
4. รองรับการกำหนดนโยบายตามหน่วยงาน
กฎ DLP สามารถกำหนดตามได้ทั้งแบบ Organizational Unit (OU) และกลุ่มผู้ใช้งาน (Groups) ทำให้แต่ละแผนกสามารถมีระดับการป้องกันที่แตกต่างกันได้ตามความเหมาะสม
กำหนดการเปิดใช้งาน
Google ได้เริ่มทยอยปล่อยฟีเจอร์นี้แล้วตั้งแต่วันที่ 3 มิถุนายน 2026 โดยผู้ดูแลระบบสามารถเริ่มกำหนดนโยบายได้จาก Google Admin Console ภายใต้ส่วน Data Protection Rules ของ Google Workspace
การเปิดตัว DLP สำหรับ Google Calendar ถือเป็นอีกก้าวสำคัญของ Google Workspace ในการยกระดับความปลอดภัยของข้อมูลองค์กร โดยช่วยตรวจจับ แจ้งเตือน และป้องกันการเผยแพร่ข้อมูลสำคัญผ่านรายละเอียดการประชุมในปฏิทินได้แบบอัตโนมัติ ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของผู้ใช้งาน และช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและการคุ้มครองข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น
ถ้าอยากให้การตั้งค่า Google Workspace รองรับทั้งการใช้งานและความปลอดภัยแบบครบ ๆ
NTS พร้อมช่วยแนะนำแพ็กเกจและวางระบบให้เหมาะกับการใช้งานในองค์กรของคุณ
ที่มา: Google Workspace Updates