Google ประกาศอัปเดตครั้งสำคัญให้กับ Google Vault โดยเพิ่มการรองรับ Retention Rules (นโยบายการเก็บรักษาข้อมูล) และ Litigation Holds (การระงับการลบข้อมูลเพื่อการดำเนินคดี) สำหรับข้อมูลจาก Gemini app ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการข้อมูลที่เกิดจากการใช้งาน AI ได้อย่างสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านกฎหมายและการกำกับดูแลข้อมูลมากยิ่งขึ้น
มีอัปเดตอะไรใหม่บ้าง?
1. กำหนด Retention Rules สำหรับ Gemini ได้แล้ว
ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างนโยบายกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลการสนทนาใน Gemini ได้ เช่น เก็บข้อมูลไว้ 1 ปี, 3 ปี หรือระยะเวลาตามข้อกำหนดขององค์กร ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถ
- เก็บข้อมูลตามข้อกำหนดด้าน Compliance
- ป้องกันการลบข้อมูลก่อนกำหนด
- กำหนดอายุข้อมูลและลบข้อมูลอัตโนมัติเมื่อหมดระยะเวลาที่กำหนด
- บริหารจัดการข้อมูล AI ให้สอดคล้องกับนโยบายองค์กร
2. รองรับ Litigation Holds
องค์กรสามารถวาง Litigation Hold กับข้อมูล Gemini เพื่อป้องกันการลบข้อมูลในกรณีที่เกี่ยวข้องกับ
- การดำเนินคดี
- การตรวจสอบภายใน
- การตรวจสอบด้านกฎหมายและข้อบังคับ
- กระบวนการ eDiscovery
เมื่อข้อมูลถูกวาง Hold ไว้ ข้อมูลจะถูกเก็บรักษาไว้จนกว่าจะมีการยกเลิก Hold แม้ว่าจะมี Retention Rule ที่กำหนดให้ลบข้อมูลก็ตาม
ฟีเจอร์นี้จึงสำคัญยังไง?
การนำ Generative AI มาใช้งานในองค์กรเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ทำให้ข้อมูลที่เกิดจากการสนทนากับ AI กลายเป็นข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญ โดยการรองรับ Retention Rules และ Litigation Holds ทำให้องค์กรสามารถ
- ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎหมายและ Compliance
- จัดเก็บข้อมูล AI อย่างเป็นระบบ
- รองรับกระบวนการ eDiscovery
- ลดความเสี่ยงจากการสูญหายของข้อมูลสำคัญ
- บริหารจัดการข้อมูล Gemini ได้ในเครื่องมือเดียวกับ Gmail, Drive, Chat, Meet และบริการอื่น ๆ ของ Google Workspace
การเปิดให้ใช้งาน
Google เริ่มทยอยเปิดใช้งานสำหรับโดเมนที่รองรับ Google Vault แล้ว โดยผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่า Retention Rules และ Litigation Holds สำหรับข้อมูลจาก Gemini app ผ่าน Google Vault ได้โดยตรง
ถ้าอยากให้การตั้งค่า Google Workspace รองรับทั้งการใช้งานและความปลอดภัยแบบครบ ๆ
NTS พร้อมช่วยแนะนำแพ็กเกจและวางระบบให้เหมาะกับการใช้งานในองค์กรของคุณ
ที่มา: Google Workspace Updates