Google ประกาศอัปเดต Google Vault ให้รองรับการกรองและส่งออกประวัติการสนทนากับ Gemini ที่ใช้งานภายใน Google Workspace ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบและจัดการข้อมูลการใช้งาน AI ในองค์กรได้สะดวกยิ่งขึ้น พร้อมรองรับการตรวจสอบข้อมูลตามข้อกำหนดด้านกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ (Compliance)
รองรับการส่งออกข้อมูล Gemini ใน Google Workspace
Google Vault เป็นเครื่องมือสำหรับจัดการ เก็บรักษา ค้นหา และส่งออกข้อมูลภายใน Google Workspace เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและนโยบายด้านการจัดการข้อมูลได้
ล่าสุด Google ได้เพิ่มความสามารถในการส่งออกข้อมูลแบบมีตัวกรอง (Filtered Exports) สำหรับประวัติการสนทนากับ Gemini ที่ใช้งานผ่านแอปพลิเคชันต่าง ๆ ได้แก่ Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides และ Google Meet
การอัปเดตครั้งนี้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดขอบเขตข้อมูลที่ต้องการส่งออกได้อย่างละเอียด โดยมีความสามารถหลักดังนี้
1. กรองประวัติการสนทนาตามผู้ใช้และช่วงเวลา
ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดเงื่อนไขในการค้นหาและส่งออกข้อมูลได้ เช่น
- บัญชีผู้ใช้ เลือกบัญชีผู้ใช้ที่ต้องการตรวจสอบโดยเฉพาะ
- หน่วยงาน (Organizational Unit หรือ OU) เลือกกลุ่มผู้ใช้ภายในองค์กร โดยรองรับสูงสุด 5,000 ผู้ใช้
- ช่วงวันที่ กำหนดช่วงเวลาที่ต้องการค้นหา พร้อมเลือกเขตเวลา (Time Zone) ได้
ความสามารถนี้ช่วยให้องค์กรค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบได้ตรงตามความต้องการ โดยไม่จำเป็นต้องส่งออกประวัติการสนทนาทั้งหมด
2. ส่งออกประวัติการสนทนาในรูปแบบ JSON
ผู้ดูแลระบบสามารถส่งออกประวัติการสนทนาที่ตรงกับเงื่อนไขผ่านหน้า Google Vault หรือ Vault API โดยข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบ JSON
นอกจากนี้ ข้อมูล Metadata ที่ส่งออกยังใช้โครงสร้างแท็กที่สอดคล้องกับรูปแบบการสนทนา GenAI ของแอป Gemini ช่วยให้การนำข้อมูลไปประมวลผลหรือตรวจสอบต่อทำได้สะดวกยิ่งขึ้น
3. ส่งออกข้อมูลพร้อมรายละเอียดประกอบการสนทนา
ข้อมูลที่ส่งออกไม่ได้มีเพียงข้อความสนทนาเท่านั้น แต่ยังครอบคลุมรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง ได้แก่
- ข้อความคำสั่งหรือคำถามที่ผู้ใช้ส่งให้ Gemini (Prompts)
- คำตอบที่ Gemini สร้างขึ้น (AI Responses)
- ไฟล์แนบที่ AI สร้างขึ้น เช่น รูปภาพ
- ลิงก์ไปยังไฟล์ Google Workspace ที่ถูกอ้างอิง เช่น เอกสารใน Google Drive หรือชุดข้อความใน Gmail
- ข้อมูลอ้างอิง (Citations) ที่เกี่ยวข้องกับคำตอบ
ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบบริบทของการใช้งาน Gemini ได้ครบถ้วนยิ่งขึ้น แทนที่จะพิจารณาเฉพาะข้อความสนทนาเพียงอย่างเดียว
เงื่อนไขและรายละเอียดเพิ่มเติม
Google ระบุว่าความสามารถใหม่นี้มีข้อกำหนดสำคัญที่ผู้ดูแลระบบควรทราบ ดังนี้
รองรับเฉพาะการสนทนาที่เปิดใช้ประวัติการสนทนา
ระบบจะครอบคลุมการสนทนากับ Gemini ภายในแอป Google Workspace ที่รองรับ เมื่อมีการเปิดใช้งานการบันทึกประวัติการสนทนา (Conversation History) เท่านั้น
ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดนโยบายการจัดการประวัติการสนทนาได้
สามารถตั้งค่าผ่าน Google Admin Console ในระดับ OU เช่น ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ลบประวัติการสนทนาด้วยตนเอง หรือกำหนดให้ลบข้อมูลโดยอัตโนมัติหลังจากไม่มีการใช้งานตามระยะเวลาที่กำหนด
รองรับการส่งออกข้อมูลผ่าน Vault API
Google ระบุว่าจะเปิดให้ใช้งานความสามารถนี้ผ่าน Vault API ภายใน 14 วันหลังจากเริ่มเปิดให้ใช้งานผ่านหน้าเว็บ
นอกจากนี้ Google ยังมีแผนเพิ่มความสามารถด้านการกำกับดูแลข้อมูลสำหรับ Gemini ใน Google Workspace เช่น การกำหนดนโยบายเก็บรักษาข้อมูล (Retention Rules) และการระงับการลบข้อมูลเพื่อใช้ในกระบวนการทางกฎหมาย (Litigation Holds) ในอนาคต
วิธีส่งออกประวัติการสนทนา Gemini ผ่าน Google Vault
สำหรับผู้ดูแลระบบที่ต้องการใช้งานฟีเจอร์นี้ สามารถดำเนินการได้ดังนี้
- เปิด Google Vault และไปที่แท็บ Search
- เลือก Gemini in Workspace จากรายการบริการ
- กำหนดเงื่อนไขการค้นหา เช่น บัญชีผู้ใช้ หน่วยงาน หรือช่วงวันที่
- คลิก Export เพื่อเริ่มส่งออกข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด
ทั้งนี้ ผู้ใช้งานทั่วไปไม่จำเป็นต้องตั้งค่าเพิ่มเติมสำหรับฟีเจอร์ดังกล่าว
กำหนดการเปิดใช้งาน
Google เปิดให้ใช้งานฟีเจอร์นี้แล้วตั้งแต่วันที่ 22 ตุลาคม 2026 สำหรับทั้ง Rapid Release และ Scheduled Release โดยจะรองรับ Google Workspace รุ่นต่อไปนี้
- Business Plus
- Enterprise Standard, Enterprise Plus
- Frontline Standard, Frontline Plus
- Enterprise Essentials Plus
- Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus
- Add-on Google Vault
หากองค์กรของคุณต้องการใช้งาน Google Workspace ให้ตอบโจทย์การทำงานมากขึ้น
ให้ NTS ช่วยแนะนำและดูแลการใช้งาน เพื่อให้ทีมเริ่มต้นได้ง่ายและใช้ฟีเจอร์ต่าง ๆ ได้อย่างคุ้มค่า
ที่มา: Google Workspaces Updates