ในแต่ละวันของการทำงาน ผู้ใช้งาน Google Workspace อาจเผลอลบอีเมลหรือไฟล์สำคัญ แล้วล้างถังขยะไปโดยไม่รู้ตัว ซึ่งในมุมของแอดมินแล้ว การกู้ข้อมูลกลับคืนมาให้ทันเวลาเป็นสิ่งที่สำคัญมาก
Google จึงมีฟีเจอร์ชื่อว่า Restore Data บน Google Admin Console ที่ช่วยให้แอดมินสามารถกู้คืนอีเมลใน Gmail และไฟล์ใน Google Drive (My Drive) ได้แม้ผู้ใช้จะลบถาวรไปแล้ว โดยสามารถกู้คืนย้อนหลังได้ภายในระยะเวลา 25 วัน
คู่มือนี้จะแนะนำวิธีใช้งานฟีเจอร์ Restore Data แบบละเอียดทุกขั้นตอน เพื่อให้แอดมินสามารถ กู้คืนไฟล์และอีเมลใน Google Workspace ได้อย่างมั่นใจและทันเวลา
- ใช้ได้เฉพาะแอดมิน ของ Google Workspace เท่านั้น
- รองรับเฉพาะ Gmail และ Google Drive (My Drive) ยังไม่ครอบคลุม Shared drives
- กู้คืนได้ ไม่เกิน 25 วัน หลังจากวันที่ข้อมูลถูกลบถาวร
- การกู้คืนเป็นแบบ "ช่วงวัน" ไม่สามารถเลือกเฉพาะไฟล์รายชิ้นได้
ขั้นตอนการกู้คืนอีเมลและไฟล์ Google Workspace ที่ถูกลบถาวร
เข้าไปที่ Google Admin Console แล้วล็อกอินด้วยบัญชีแอดมิน
ที่เมนูด้านซ้าย ไปที่ Directory > Users
คลิกชื่อผู้ใช้ที่ต้องการกู้ข้อมูล > คลิก More options
เลือก Restore data
ทำการตั้งค่าในหน้าต่าง Restore Data:
- Date range: เลือกช่วงวันที่ที่มีการลบข้อมูล (สูงสุดไม่เกิน 25 วันย้อนหลัง)
- Application: เลือก Gmail หรือ Drive ตามประเภทข้อมูลที่ต้องการกู้คืน
กด Restore เพื่อยืนยัน
ระบบจะแสดงข้อความ “Data will be restored to [ชื่อผู้ใช้]’s Drive folders shortly”
เพื่อแจ้งว่าเริ่มกระบวนการกู้คืนเรียบร้อยแล้ว
- Gmail: อีเมลจะกลับไปอยู่ที่ Inbox หรือ All Mail ขึ้นกับสถานะก่อนถูกลบ
- Drive: ไฟล์จะกลับเข้าสู่ ตำแหน่งเดิมใน My Drive (เฉพาะไฟล์ที่ผู้ใช้งานเป็นเจ้าของเท่านั้น)
- ถ้าไม่แน่ใจช่วงเวลาที่แน่นอน แนะนำให้เลือกวันที่กว้างขึ้น (แต่ไม่เกิน 25 วัน)
- หากไฟล์เคยถูกแชร์ไว้ก่อนลบ ผู้ใช้จะต้องแชร์ใหม่อีกครั้งหลังการกู้คืน
- ระบบจะไม่แจ้งเตือนผู้ใช้โดยอัตโนมัติ แอดมินควรแจ้งให้ผู้ใช้เข้าไปตรวจสอบ
ฟีเจอร์ Restore Data คือเครื่องมือสำคัญของแอดมินในการป้องกันการสูญหายของข้อมูลที่อาจเกิดจากความผิดพลาด แม้จะสามารถกู้ข้อมูลที่ถูกลบถาวรได้ภายใน 25 วัน แต่การมีระบบจัดเก็บที่เป็นระเบียบ และการสื่อสารกับผู้ใช้อย่างชัดเจน ก็ยังเป็นสิ่งที่จำเป็นควบคู่กันไป
หมดห่วงทุกขั้นตอนการใช้งาน Google Workspace ด้วยบริการดูแลจากทีม NTS ที่เข้าใจทั้งเทคนิคและธุรกิจของคุณ