ถ้าองค์กรมีผู้ใช้หลายกลุ่ม เช่น ผู้บริหาร พนักงานทั่วไป หรือพนักงานทดลองงาน การใช้ค่านโยบายชุดเดียวกับทุกคนมักไม่ยืดหยุ่นพอ Organizational Units หรือ OU ช่วยแยกผู้ใช้เป็นกลุ่ม เพื่อให้กำหนดนโยบายและสิทธิ์ได้ตรงกับการใช้งานมากขึ้น
OU ใช้ทำอะไร
OU เป็นโครงสร้างสำหรับจัดกลุ่มผู้ใช้ใน Google Workspace โดยผู้ใช้แต่ละคนจะอยู่ใน OU ใด OU หนึ่ง และแอดมินสามารถนำนโยบายของบริการต่าง ๆ ไปผูกกับ OU ได้ เช่น Gmail, Drive หรือการตั้งค่าความปลอดภัย ทำให้การจัดการง่ายขึ้นเมื่อองค์กรเริ่มมีหลายแผนกหรือหลายระดับการใช้งาน
เข้าใช้งานที่ admin.google.com แล้วลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีแอดมินของ Google Workspace
กรอกรหัสผ่านของบัญชีแอดมิน แล้วเข้าสู่หน้า Admin Console
จากเมนูด้านซ้าย ไปที่ Directory แล้วเลือก Organizational units
ในหน้าจอ Organizational units ให้เลือก OU หลักหรือ OU แม่ที่ต้องการใช้เป็นตำแหน่งสร้าง OU ใหม่ จากนั้นคลิก Create new organizational unit
กรอกชื่อ OU ที่ต้องการ เช่น ผู้บริหาร พนักงานประจำ หรือพนักงานทดลองงาน หากต้องการสามารถใส่คำอธิบายสั้น ๆ เพิ่มได้ แล้วตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือก Parent OU ถูกต้อง ก่อนกด Create
เมื่อสร้างเสร็จ OU ใหม่จะปรากฏอยู่ใต้ OU แม่ที่เลือกไว้
ขั้นตอนย้ายผู้ใช้ไปยัง OU
หลังจากสร้าง OU แล้ว ขั้นตอนถัดไปคือย้ายผู้ใช้เข้า OU ให้ตรงกับโครงสร้างที่วางไว้
ไปที่เมนู Users
เลือกบัญชีผู้ใช้ที่ต้องการย้าย
คลิก Change Organizarional Unit
เลือก OU ปลายทางที่ต้องการย้ายผู้ใช้นั้นไป แล้วคลิก Continue
จากนั้นระบบจะอัปเดตตำแหน่งของผู้ใช้ไปยัง OU ใหม่ และผู้ใช้คนนั้นก็จะได้รับสิทธ์ตาม OU ที่ย้ายเข้าไป
การใช้ OU ใน Google Workspace ช่วยจัดกลุ่มผู้ใช้ให้เป็นระบบและกำหนดนโยบายต่างกันได้ง่าย เพียงสร้าง OU ในหน้า Organizational units แล้ว ย้ายผู้ใช้เข้า OU ที่เหมาะสม ก็พร้อมจัดการสิทธิ์ต่อได้ทันที
หากองค์กรต้องการวางโครงสร้าง Google Workspace ให้ใช้งานง่ายตั้งแต่ต้น ทั้งการจัด OU การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ และการเตรียมระบบสำหรับการเติบโตในอนาคต ทีมงาน nts พร้อมช่วยวางแนวทางและตั้งค่าให้เหมาะกับการทำงานขององค์กรคุณ
รายละเอียดสามารถดูได้ที่ https://nts.co.th/service/workspace/