การนัดหมายกับลูกค้าหรือผู้ร่วมงานอาจต้องใช้เวลาส่งอีเมลไปมาเพื่อหาช่วงเวลาที่ตรงกัน ฟีเจอร์ Create a booking page ใน Gmail ช่วยให้คุณสร้างหน้าสำหรับเปิดรับจองนัดหมาย โดยกำหนดวันและเวลาที่สะดวกไว้ล่วงหน้า แล้วส่งลิงก์ให้ผู้รับเลือกเวลาที่ต้องการได้เองผ่าน Google Calendar
- ฟีเจอร์ Create a booking page ใน Gmail รองรับบัญชี Gmail ส่วนบุคคลและ Google Workspace Business Starter โดยแพ็กเกจอื่นอาจมีวิธีใช้งานแตกต่างกัน
- ผู้รับลิงก์สามารถจองนัดหมายผ่าน Booking Page ได้โดยไม่ต้องมีบัญชี Google แต่บางกรณีอาจต้องยืนยันอีเมลก่อนจอง
- บัญชี Gmail ส่วนบุคคลทั่วไปและ Google Workspace Business Starter สร้างหน้าจองได้ 1 หน้า ส่วนการสร้างหลายหน้าและฟีเจอร์ขั้นสูงขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ
ขั้นตอนการตั้งค่าหน้าจองนัดหมายใน Gmail
หลังจากเข้าสู่ระบบ Gmail แล้ว คลิก Compose เพื่อเขียนอีเมลใหม่
คลิกไอคอน Set up a time to meet
เลือก Create a booking page เพื่อเข้าสู่หน้าตั้งค่าการจอง
ระบบจะเปิด Google Calendar เพื่อให้ตั้งค่ารายละเอียดของหน้าจองนัดหมาย ดังนี้
- Add title: ระบุชื่อสำหรับการนัดหมาย
- Appointment duration: เลือกระยะเวลาสำหรับการนัดหมายแต่ละครั้ง
- General availability: ตั้งค่าวันและเวลาที่ลูกค้าสามารถจองนัดหมายได้ โดยมีตัวเลือกดังนี้
- Does not repeat: กำหนดวันเปิดรับจองแบบไม่เกิดซ้ำ
- Repeat weekly: กำหนดช่วงเวลาให้เปิดรับจองเป็นประจำทุกสัปดาห์
- Custom: ปรับรูปแบบการเปิดรับจองตามวันที่และความถี่ที่ต้องการ
นอกจากนี้ ยังสามารถปรับการตั้งค่าการจองนัดหมายเพิ่มเติมให้เหมาะกับการใช้งานได้ ดังนี้
- Scheduling window: กำหนดช่วงเวลาที่อนุญาตให้จองล่วงหน้า เช่น เปิดให้จองได้ไม่เกิน 60 วัน และต้องจองก่อนเวลานัดหมายอย่างน้อย 4 ชั่วโมง
- Adjusted availability: ปรับวันและเวลาที่เปิดให้จองเฉพาะบางวัน เช่น ปิดรับจองในวันหยุด หรือเปลี่ยนช่วงเวลาที่สะดวกรับนัดหมาย
- Booked appointment settings: ตั้งค่าเงื่อนไขการจองเพิ่มเติม เช่น กำหนดเวลาพักระหว่างนัดหมาย จำกัดจำนวนการจองต่อวัน และกำหนดสิทธิ์ของผู้จอง
- Calendars: เลือกปฏิทินที่ต้องการใช้ตรวจสอบเวลาว่าง เพื่อหลีกเลี่ยงการจองนัดหมายซ้อนกับกิจกรรมที่มีอยู่
เมื่อตั้งค่าช่วงเวลาที่เปิดให้จองเรียบร้อยแล้ว คลิก Next
ปรับแต่งข้อมูลเพิ่มเติม เช่น
- Location and conferencing: เลือกช่องทางการนัดหมาย
- Description: กรอกรายละเอียด
- Booking form: กำหนดข้อมูลที่ผู้จองต้องกรอก
- Booking confirmations and reminders: ตั้งค่าการแจ้งยืนยันและการเตือนนัดหมาย
คลิก Save เพื่อสร้างหน้าจองนัดหมาย
กลับมาที่ Gmail แล้วคลิก Set up a time to meet อีกครั้ง
เลือก Booking Page ที่สร้างไว้เพื่อเพิ่มลิงก์ลงในอีเมล
คลิก Send เพื่อส่งลิงก์จองนัดหมาย
หลังจากผู้รับเลือกวันและเวลาที่ต้องการและยืนยันการจอง ระบบจะเพิ่มนัดหมายลงใน Google Calendar โดยอัตโนมัติ
หากต้องการเสนอเวลาว่างหลายช่วงผ่านอีเมล สามารถใช้ Offer times you're free ได้ แต่หากมีวันและเวลานัดหมายที่แน่นอนแล้ว สามารถใช้ Create an event เพื่อเพิ่มกิจกรรมลงใน Google Calendar ได้ทันที
หากธุรกิจของคุณต้องการใช้งาน Gmail และ Google Calendar ร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถดูรายละเอียดบริการ Google Workspace จาก NTS พร้อมคำแนะนำเกี่ยวกับการเลือกแพ็กเกจ การตั้งค่า และการใช้งานสำหรับองค์กรได้