เมื่อมีอีเมลจำนวนมากใน Inbox การค้นหาอีเมลสำคัญอาจใช้เวลานาน โดยเฉพาะในองค์กรที่ต้องติดต่อหลายฝ่าย การจัดระเบียบอีเมลจึงช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้นและไม่พลาดข้อมูลสำคัญ
Gmail มีฟีเจอร์ Multiple inboxes ที่ช่วยแบ่งหน้ากล่องจดหมายออกเป็นหลายส่วนในหน้าเดียว
คุณสามารถตั้งเงื่อนไขเพื่อแยกอีเมลแต่ละประเภทได้ เช่น อีเมลที่ยังไม่อ่าน อีเมลสำคัญ หรืออีเมลจากผู้ส่งเฉพาะ ทำให้ตรวจสอบและจัดการอีเมลได้ง่ายขึ้น
คู่มือนี้สามารถใช้งานได้ทั้งบัญชี Gmail ทั่วไป และ Google Workspace
- สามารถเพิ่มกล่องย่อยได้สูงสุด 5 กล่อง
- แต่ละกล่องจะแสดงอีเมลตามเงื่อนไขที่กำหนด
- ใช้เงื่อนไขแบบเดียวกับ Gmail Search (Search query)
ขั้นตอนการเปิดใช้งาน Multiple inboxes ใน Gmail
เข้าใช้งาน Gmail ผ่านเว็บเบราว์เซอร์
คลิกไอคอน Settings (รูปเฟือง) มุมขวาบน
เลือก See all settings
ไปที่แท็บ Inbox แล้วเลือก Multiple inboxes ที่หัวข้อ Inbox type
เมื่อเลือกแล้ว ระบบจะแสดงส่วนตั้งค่า Multiple inbox sections ด้านล่าง
ในแต่ละช่อง ให้กำหนดดังนี้:
- Search query: ใส่เงื่อนไขของอีเมลที่ต้องการแสดง
- Section name (optional): ตั้งชื่อกล่องอีเมล เพื่อให้แยกประเภทได้ง่าย
ตัวอย่างเงื่อนไขที่นิยมใช้
- is:starred – อีเมลสำคัญ
- is:unread – อีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน
- from:[email protected] – อีเมลจากผู้ส่งที่กำหนด
- subject:invoice – อีเมลที่มีคำว่า invoice ในหัวข้อ
- has:attachment – อีเมลที่มีไฟล์แนบ
กำหนดจำนวนอีเมลที่แสดงในแต่ละกล่องที่หัวข้อ Maximum page size
เลือกตำแหน่งการแสดงผลของกล่องอีเมลในหัวข้อ Multiple inbox position
- Above the inbox – แสดงด้านบน
- Right of the inbox – แสดงด้านขวา
- Below the inbox – แสดงด้านล่าง
เลื่อนลงด้านล่างสุด แล้วคลิกที่ Save Changes
เมื่อบันทึกแล้ว หน้า Inbox จะถูกแบ่งออกเป็นหลายส่วน โดยแต่ละกล่องจะแสดงอีเมลตามเงื่อนไขที่คุณกำหนด ดังรูป
ดูคู่มือเพิ่มเติมได้ที่ การตั้งค่า Label และ Filter ใน Gmail
หากต้องการใช้งาน Google Workspace อย่างมีประสิทธิภาพ NTS พร้อมให้คำแนะนำและดูแลคุณอย่างครบวงจร