แอดมินผู้ดูแลระบบสามารถสร้างกลุ่มให้กับองค์กรหรือบริษัท (Group Mail) ของคุณได้ โดยการตั้งค่า
ที่ Group ใน Admin console ซึ่งสามารถใช้กลุ่มเพื่อทำงานร่วมกันกับคนในองค์กร หรือสร้างกลุ่มติดต่อทางธุรกิจ โดยสามารถแบ่งปันเนื้อหา, เอกสาร, วิดีโอ และอื่น ๆ ให้กับสมาชิกภายในกลุ่มนั้น ๆ
รวมไปถึงสามารถส่งอีเมลถึงสมาชิกทั้งหมดในกลุ่มเพียงครั้งเดียวด้วยที่อยู่อีเมลของกลุ่มได้อีกด้วย
ซึ่งสามารถทำการสร้าง Group Mail ได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้
คลิกที่ “Groups”
คลิกที่ “Create group”
กรอกรายละเอียดของกลุ่ม ดังนี้
- Group Name ชื่อกลุ่ม (ความยาวสุงสุด 73 อักขระ)
- Group email ใส่ชื่อบัญชีอีเมล
- Group Description คำอธิบายเกี่ยวกับกลุ่ม (ไม่บังคับ)
- Group owners กรอกชื่อหรืออีเมลของผู้ที่ต้องการตั้งค่าให้เป็นเจ้าของกลุ่ม
และคลิกที่ “NEXT”
เลือกการตั้งค่าประเภทการเข้าถึง ดังนี้
- Public เปิดให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าร่วม, โพสต์ข้อความ, ดูรายชื่อสมาชิก และอ่านโพสต์ได้ รวมไปถึงผู้ใช้ภายนอกสามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มและมีส่วนร่วมในการสนทนาได้ (การตั้งค่าเป็นสาธารณะอาจทำให้ได้รับจดหมายขยะมากขึ้น)
- Team เปิดให้เฉพาะในองค์กร โดยสามารถเลือกการตั้งค่านี้เพื่อสร้างกลุ่มสำหรับแผนกหรือทีมภายในองค์กร ซึ่งจำกัดสิทธิเฉพาะสมาชิกในองค์กรเท่านั้นที่สามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มได้
- Announcement Only ใช้เพื่อประกาศข่าวสารสำคัญต่าง ๆ ภายในองค์กรไปยังกลุ่ม ซึ่งเฉพาะเจ้าของและผู้จัดการกลุ่มเท่านั้นที่มีสิทธิ์ส่งอีเมลถึงกลุ่ม สมาชิกคนอื่น ๆ สามารถอ่านได้เฉพาะข้อความเท่านั้น
- Restricted เป็นการตั้งค่ากลุ่มส่วนตัวสำหรับพนักงานที่แชร์ข้อมูลสว่นตัวหรือข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อน
- Custom แสดงการตั้งค่าที่กำหนดด้วยตนเอง
เลือกการตั้งค่าการเข้าถึง ดังนี้
- Who can contact group owners ระบุว่าใครสามารถส่งอีเมลถึงเจ้าของกลุ่มได้โดยตรง
- Who can view conversations ระบุผู้ที่สามารถดูการสนทนาที่โพสต์ในกลุ่ม
- Who can post ระบุว่าใครสามารถเผยแพร่ข้อความไปยังกลุ่มได้
- Who can view members ระบุว่าใครสามารถดูสมาชิกภายในกลุ่มได้บ้าง
- Who can manage members ระบุว่าใครสามารถเพิ่มคน เชิญคน และอนุมัติคำขอสำหรับกลุ่มได้
เลือกวิธีการเพิ่มคนเข้ากลุ่ม ดังนี้
- ทุกคนในองค์กรสามรถขอเข้าร่วมกลุ่มได้ ผู้คนในองค์กรต้องถามและขออนุมัติก่อนจึงจะสามารถเข้าร่วมกลุ่มได้
- ทุกคนในองค์กรเข้าร่วมได้ ผู้คนในองค์กรสามารถเพิ่มตนเองเข้ากลุ่มได้โดยตรง
- เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับเชิญเท่านั้น ผู้คนจะเข้าร่วมกลุ่มได้ก็ต่อเมื่อได้รับเชิญเท่านั้น
จากนั้นตั้งค่าการอนุญาตสมาชิกภายนอกองค์กร (สามารถปิดการตั้งค่านี้ได้เพื่อป้องกันไม่ให้มีการเพิ่มบุคคลภายนอกลงในกลุ่ม หรือเปิดการตั้งค่านี้เพื่ออนุญาตให้บุคคลภายนอกเข้าร่วมกลุ่มได้ตามต้องการ)
และคลิกที่ “CREATE GROUP”
ระบบจะแสดงแจ้งเตือนว่าทำการสร้างกลุ่มสำเร็จแล้ว
จากนั้นสามารถทำการเพิ่มสมาชิกเข้ากลุ่มได้ ดังนี้
คลิกที่ “Add members to (ชื่อกลุ่ม)”
คลิกที่ “Add members”
ค้นหาผู้ใช้ที่ต้องการเพิ่มเข้ากลุ่ม และคลิกที่ “ADD TO GROUP”
ระบบจะแสดงข้อมูลผู้ใช้ที่ทำการเพิ่มเข้าไปในกลุ่ม ดังภาพ
