การสื่อสารผ่านอีเมลในองค์กรไม่ใช่แค่การส่งข้อความ แต่ยังเป็นโอกาสในการย้ำเตือนกฎระเบียบและสร้างความน่าเชื่อถือให้กับผู้รับ การใส่ข้อความแจ้งท้ายอีเมลจึงช่วยเพิ่มทั้งความปลอดภัยและภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ
แอดมิน Google Workspace สามารถตั้งให้ระบบเพิ่มข้อความแจ้งเตือนท้ายอีเมลอัตโนมัติได้ เช่น “ข้อมูลในอีเมลนี้เป็นความลับ ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการทำงานเท่านั้น” ฟีเจอร์นี้มีชื่อว่า Append footer ซึ่งตั้งค่าได้ง่าย ๆ ผ่าน Google Admin Console เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการควบคุมการใช้งานอีเมลให้เป็นไปตามนโยบาย และทำให้การสื่อสารดูน่าเชื่อถือมากขึ้น
- ต้องเป็นผู้ดูแลระบบ (Admin) ของ Google Workspace เท่านั้น
- ข้อความ Footer จะแสดงในอีเมลที่ส่งออก ตามเงื่อนไขที่คุณกำหนด
- สามารถเลือกได้ว่าจะใช้กับทั้งองค์กร หรือเฉพาะบางแผนก (Organizational Unit)
- รองรับข้อความ HTML พื้นฐาน
ไปที่เมนู Apps
เลือก Google Workspace
คลิกที่ Gmail
เลือก Compliance
คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้ Footer แสดงกับ ทุกคนในองค์กร หรือเฉพาะ บางแผนก (OU)
ในคู่มือนี้ เราเลือกให้แสดงกับ ทั้งองค์กร เพื่อให้ข้อความสอดคล้องกันทุกบัญชี
ไปที่หัวข้อ Append footer แล้วคลิก Configure
จะปรากฎหน้าต่างใหม่ขึ้นมา
ให้กรอกข้อความที่ต้องการแสดง ที่ส่วน Append footer
- ข้อความสามารถใช้ HTML เบื้องต้น ได้ เช่น <b> หรือ <br>
เพื่อเว้นบรรทัดหรือทำให้ข้อความเด่นขึ้น
- ส่วนที่ 1 และ 2 เป็นเพียงตัวเลือกเสริม สามารถเว้นว่างได้
- ฟิลด์ Font, Background Color และ Font Colorถ้าไม่ต้องการปรับแต่งสีหรือตัวอักษรเพิ่มเติม สามารถเว้นว่างได้ ระบบจะใช้รูปแบบปกติของ Gmail ในการแสดงข้อความ Footer โดยอัตโนมัติ
- ถ้าต้องการให้ข้อความ Footer แสดงแม้อีเมลที่ส่งกันภายในองค์กร ให้ติ๊กที่ Append the footer to messages being sent within your organization แต่ถ้าต้องการให้แสดงเฉพาะอีเมลที่ส่งออกนอกองค์กร สามารถเว้นว่างได้
คลิก Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า
ให้การใช้งาน Google Workspace ขององค์กรคุณ ปลอดภัยและจัดการง่ายขึ้น ด้วยทีมผู้เชี่ยวชาญของ NTS
เราดูแลครบทุกขั้นตอน พร้อมซัพพอร์ตตลอด 24 ชั่วโมง
📞 ติดต่อเรา
โทร: 0-2107-3466
อีเมล: [email protected]
📄 ขอใบเสนอราคา