การสื่อสารผ่านอีเมลในองค์กร ไม่ใช่แค่การส่งข้อมูลเท่านั้น แต่ยังเป็นโอกาสในการย้ำเตือนนโยบาย เพิ่มความปลอดภัย และสร้างภาพลักษณ์มืออาชีพให้กับองค์กร
Google Workspace มีฟีเจอร์ที่ชื่อว่า Append footer ซึ่งช่วยให้ผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถกำหนดข้อความท้ายอีเมลให้แสดงอัตโนมัติได้ เช่น “อีเมลฉบับนี้เป็นความลับ ใช้เฉพาะเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำงานเท่านั้น”
เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มระดับความปลอดภัย และควบคุมรูปแบบการสื่อสารของพนักงานทุกคนให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน
- ต้องเป็น แอดมินของ Google Workspace จึงจะตั้งค่าได้
- Footer จะแสดงใน อีเมลที่ส่งออก ตามเงื่อนไขที่กำหนด
- สามารถตั้งค่าให้ใช้กับทั้งองค์กร หรือเฉพาะบางแผนก (OU)
- รองรับข้อความ HTML พื้นฐาน
ไปที่เมนู Apps
เลือก Google Workspace
คลิกที่ Gmail
เลือก Compliance
เลือกหน่วยงาน (OU) ที่ต้องการ (ตัวอย่างในคู่มือนี้ เลือกทั้งองค์กร)
ไปที่หัวข้อ Append footer แล้วคลิก Configure
จะปรากฎหน้าต่างใหม่ขึ้นมา
- กรอกข้อความที่ต้องการแสดง ที่ส่วน Append footer
- ข้อความสามารถใช้ HTML เบื้องต้น ได้ เช่น <b> หรือ <br>
เพื่อเว้นบรรทัดหรือทำให้ข้อความเด่นขึ้น
- ส่วนที่ 1 และ 2 เป็นเพียงตัวเลือกเสริม สามารถเว้นว่างได้
- Font / Background / Font Color หากไม่ต้องการตกแต่งเพิ่มเติม สามารถเว้นว่างไว้ได้ ระบบจะใช้รูปแบบพื้นฐานของ Gmail โดยอัตโนมัติ
- Append the footer to messages being sent within your organization
เปิดหากต้องการให้ Footer แสดงแม้แต่อีเมลที่ส่งภายในกันเอง
หากไม่ติ๊ก ระบบจะแสดงเฉพาะอีเมลที่ส่งออกนอกองค์กรเท่านั้น
คลิก Save เพื่อบันทึก และ Footer จะถูกใช้งานกับอีเมลตามที่คุณตั้งค่าไว้
- ทดลองส่งอีเมลจากบัญชีใน OU ที่ตั้งค่าไว้
หากไม่แสดงอาจต้องรอระบบอัปเดตหรือเช็กเงื่อนไขเพิ่มเติม - ข้อความ Footer จะไม่แสดงในอีเมลฉบับร่าง (Draft) หรือขณะพิมพ์
- หากผู้ใช้ส่งอีเมลผ่าน แอปภายนอก หรือ API บางประเภท อาจไม่แสดง Footer
- การตั้งค่าหลายรายการ (Multiple rules) อาจทับกันได้ ควรจัดลำดับความสำคัญให้ดี
การเพิ่ม Footer แจ้งเตือนในอีเมลด้วย Google Workspace ไม่เพียงช่วยด้าน Compliance แต่ยังช่วยให้องค์กรสื่อสารอย่างเป็นมืออาชีพ
หากต้องการคำแนะนำหรือบริการเสริม สามารถติดต่อทีมงาน NTS ได้ตลอด 24 ชั่วโมง
📞 ติดต่อเราเพื่อรับคำปรึกษาฟรี
โทร: 0-2107-3466
อีเมล: [email protected]
📄 ขอใบเสนอราคา