การสื่อสารผ่านอีเมลในองค์กร ไม่ใช่แค่การส่งข้อมูลเท่านั้น แต่ยังเป็นโอกาสในการย้ำเตือนนโยบาย เพิ่มความปลอดภัย และสร้างภาพลักษณ์มืออาชีพให้กับองค์กร
Google Workspace มีฟีเจอร์ที่ชื่อว่า Append footer ซึ่งช่วยให้ผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถกำหนดข้อความท้ายอีเมลให้แสดงอัตโนมัติได้ เช่น “อีเมลฉบับนี้เป็นความลับ ใช้เฉพาะเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำงานเท่านั้น”
เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มระดับความปลอดภัย และควบคุมรูปแบบการสื่อสารของพนักงานทุกคนให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน
- ต้องเป็น แอดมินของ Google Workspace จึงจะตั้งค่าได้
- Footer จะแสดงใน อีเมลที่ส่งออก ตามเงื่อนไขที่กำหนด
- สามารถตั้งค่าให้ใช้กับทั้งองค์กร หรือเฉพาะบางแผนก (OU)
- รองรับข้อความ HTML พื้นฐาน
ไปที่เมนู Apps
เลือก Google Workspace
คลิกที่ Gmail
เลือก Compliance
เลือกหน่วยงาน (OU) ที่ต้องการ (ตัวอย่างในคู่มือนี้ เลือกทั้งองค์กร)
ไปที่หัวข้อ Append footer แล้วคลิก Configure
ระบบจะแสดงหน้าต่างสำหรับตั้งค่า
- ที่ช่อง Append footer ให้ตั้งชื่อการตั้งค่า
- ในส่วนที่ 1 ให้ใส่ข้อความที่ต้องการแสดงท้ายอีเมล โดยสามารถใช้เครื่องมือด้านบนเพื่อจัดรูปแบบข้อความได้ตามต้องการ
- หากใช้รูปแบบข้อความมาตรฐาน สามารถเว้น Font, Background Color และ Font Color ไว้ได้
- ส่วนที่ 2 เป็นการกำหนดการแสดง Footer
- หากต้องการให้ Footer แสดงในอีเมลที่ส่งภายในองค์กรด้วย ให้เลือก Append the footer to messages being sent within your organization
- หากไม่เลือก Footer จะแสดงเฉพาะอีเมลที่ส่งไปยังผู้รับภายนอกองค์กร
เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว คลิก Save เพื่อบันทึก
- ทดลองส่งอีเมลจากบัญชีใน OU ที่ตั้งค่าไว้
หากไม่แสดงอาจต้องรอระบบอัปเดตหรือเช็กเงื่อนไขเพิ่มเติม - ข้อความ Footer จะไม่แสดงในอีเมลฉบับร่าง (Draft) หรือขณะพิมพ์
- หากผู้ใช้ส่งอีเมลผ่าน แอปภายนอก หรือ API บางประเภท อาจไม่แสดง Footer
- การตั้งค่าหลายรายการ (Multiple rules) อาจทับกันได้ ควรจัดลำดับความสำคัญให้ดี
การเพิ่ม Footer แจ้งเตือนในอีเมลด้วย Google Workspace ไม่เพียงช่วยด้าน Compliance แต่ยังช่วยให้องค์กรสื่อสารอย่างเป็นมืออาชีพ
หากต้องการคำแนะนำหรือบริการเสริม สามารถติดต่อทีมงาน NTS ได้ตลอด 24 ชั่วโมง
📞 ติดต่อเราเพื่อรับคำปรึกษาฟรี
โทร: 0-2107-3466
อีเมล: sales@nts.co.th
📄 ขอใบเสนอราคา