เคยไหม? เวลาจะนัดประชุมทีหนึ่ง ต้องยิงอีเมลถาม-ตอบกันหลายรอบว่า “สะดวกวันไหน” หรือ “ช่วงบ่ายว่างไหม”
แต่ตอนนี้…การนัดหมายผ่านอีเมลใน Gmail จะไม่ยุ่งยากอีกต่อไป เพราะ Gmail มีฟีเจอร์ใหม่อย่าง Offer available times to meet ที่ช่วยให้คุณส่ง “ตัวเลือกเวลานัดหมาย” ให้คู่สนทนาเลือกได้เองจากในอีเมล และเมื่อตอบรับแล้ว ระบบจะสร้างอีเวนต์ใน Google Calendar ให้อัตโนมัติ ลดงาน ลดความผิดพลาด และช่วยให้นัดหมายได้เร็วกว่าเดิม
คู่มือนี้จะพาคุณดูวิธีใช้งานแบบทีละขั้นตอน ใช้ได้ทั้งการนัดประชุมลูกค้า ทีมงาน หรือพาร์ตเนอร์ภายนอกองค์กร
- ใช้ได้เฉพาะ Gmail เวอร์ชันเว็บ (Desktop)
- รองรับการนัดแบบ ตัวต่อตัว (1:1) เท่านั้น
- หากส่งอีเมลหาหลายคน ระบบจะสร้างอีเวนต์ให้เฉพาะผู้ที่จองก่อน
ส่วนเวลาที่ถูกเลือกแล้วจะไม่สามารถจองซ้ำได้
ขั้นตอนการเสนอเวลานัดหมายใน Gmail
เข้าสู่ระบบ Gmail ด้วยบัญชี Google (รองรับทั้งองค์กรและบัญชีส่วนตัว)
คลิก Compose เพื่อเริ่มเขียนอีเมลใหม่
- หรือคลิก Reply หากต้องการตอบกลับอีเมลเดิม
คลิกไอคอน Set up a time to meet ที่แถบเครื่องมือด้านล่าง
- หากไม่พบ ให้คลิก More options (⋯)
เลือก Propose times you’re free
ตั้งค่า Duration (ระยะเวลาการประชุม)
เลือกวันที่และช่วงเวลาที่ต้องการเสนอ
หากต้องการเพิ่มวันอื่น คลิก Add a date
ตรวจสอบช่วงเวลาให้เรียบร้อย แล้วคลิก Next
ในส่วน More info สามารถเพิ่มรายละเอียด เช่น
ลิงก์ประชุม Google Meet
สถานที่นัดหมาย
คลิก Add to email เพื่อแทรกตารางเวลาที่เสนอ
หลังจากส่งอีเมลให้ผู้รับ โดยระบบจะสร้าง Booking page ให้อัตโนมัติ (มีอายุ 30 วัน)
เมื่อผู้รับเลือกเวลา ระบบจะสร้างอีเวนต์ใน Google Calendar ให้ทั้งสองฝ่าย พร้อมส่งอีเมลยืนยันให้ทันที
เรียบร้อย! แค่นี้ก็นัดหมายผ่านอีเมลได้ง่ายและเป็นมืออาชีพมากขึ้น
- เว้นช่วงเวลานัดแต่ละรายการอย่างน้อย 15 นาที เพื่อป้องกันชนกัน
- หากต้องการนัดหลายคนพร้อมกัน แนะนำสร้างอีเวนต์ผ่าน Google Calendar โดยตรง
- เวลาในอีเมลจะอิงโซนเวลาของผู้ส่ง แต่ระบบจะปรับเป็นของผู้รับโดยอัตโนมัติ
- ตรวจสอบ Time zone ให้ถูกต้อง โดยเฉพาะเมื่อนัดหมายกับผู้ที่อยู่ต่างประเทศ
ฟีเจอร์ Offer available times to meet ช่วยให้นัดหมายง่ายขึ้นกว่าเดิมมาก ไม่ต้องถาม-ตอบซ้ำ สะดวกทั้งผู้ส่งและผู้รับ และเชื่อมต่อกับ Google Calendar แบบอัตโนมัติ เหมาะกับทั้งงานภายในองค์กรและการประสานงานกับลูกค้า
ยกระดับการทำงานของทีมให้คล่องตัวและปลอดภัยยิ่งขึ้นด้วย Google Workspace
ให้การตั้งค่าระบบอีเมล ปฏิทิน และการทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย ด้วยทีมผู้เชี่ยวชาญจาก NTS