อีเมลสแปมจาก “โดเมนเดิม ๆ” ที่ส่งเข้ามาซ้ำ ๆ เป็นปัญหาที่หลายองค์กรเจอเป็นประจำ และการให้ผู้ใช้กดบล็อกเองใน Gmail มักช่วยได้แค่บางส่วน โดยเฉพาะองค์กรที่มีผู้ใช้งานจำนวนมาก
สำหรับ Google Workspace แอดมินสามารถจัดการได้ตรงจุดกว่าด้วยการ “บล็อกโดเมนจากฝั่งระบบ” ผ่าน Google Admin Console เพื่อปฏิเสธอีเมลตั้งแต่ต้นทางก่อนถึงผู้ใช้ ช่วยลดสแปม ลดความเสี่ยงจากอีเมลหลอกลวง (phishing) และลดภาระการจัดการของทีมไอที
- ต้องเป็น Google Workspace Admin เท่านั้น ถึงจะเข้าถึงการตั้งค่านี้ได้
- การบล็อกโดเมนเป็นการปฏิเสธอีเมลตั้งแต่ต้นทาง ซึ่งอีเมลจะไม่ถูกส่งเข้ามาในระบบ
- สามารถเลือกให้มีผลกับทั้งองค์กร หรือกำหนดเฉพาะบาง Organizational Unit (OU) ได้
ขั้นตอนการบล็อกโดเมนใน Google Admin Console
เข้าสู่ระบบ Google Admin Console และล็อกอินด้วยบัญชีแอดมิน
คลิกที่ Apps > Google Workspace > Gmail
เลือกเมนู Spam, Phishing and Malware
เลื่อนลงมาที่หัวข้อ Blocked senders เลือก:
- Configure (ถ้ายังไม่เคยตั้งค่า)
- หรือ Add another rule (หากมีอยู่แล้ว)
ตั้งชื่อกฎ เช่น Block suspicious domains
จากนั้น คลิกที่ Create or edit list เพื่อสร้าง/แก้ไข Address list สำหรับโดเมนที่จะบล็อก
คลิกที่ Add Blocked List
ตั้งชื่อรายการ เช่น Spam Domains List แล้วคลิกที่ “Add Address” เพื่อใส่โดเมนที่ต้องการบล็อก
จากนั้น คลิก save
จากนั้นกลับมาหน้าเดิม แล้วเลือก Use existing list
ดึงรายการที่สร้างไว้มาใช้งาน
จะปรากฎตัวเลือกดังนี้
ในข้อ 1) โดเมนทั้งหมดใน Address list จะถูกเพิ่มเข้าสู่กฎบล็อก
ในข้อ 2) ตั้งข้อความแจ้งกลับผู้ส่งในหัวข้อ Edit the default rejection notice
- ถ้าต้องการแจ้งผู้ส่ง เช่น:
“Your email has been rejected because it violates organization policy.”
- หากไม่ต้องการแจ้ง สามารถเว้นว่างไว้ได้
ในข้อ 3) ถ้ามีรายการ Approved senders อยู่ สามารถเลือกให้ข้ามกฎนี้ได้ แต่ถ้ายังไม่มี ให้ปล่อยผ่านไปได้เลย
เมื่อตรวจสอบแล้ว กด Save ดังรูป
เสร็จเรียบร้อย อีเมลจากโดเมนใน Address list จะถูก Reject ทันทีก่อนถึงผู้ใช้ในองค์กร ทำให้จัดการสแปมและภัยคุกคามทางอีเมลได้ง่ายและตรงจุด
- หากต้องบล็อกหลายโดเมน แนะนำให้รวมไว้ใน Address list เดียว จะจัดการง่ายและเป็นระบบ
- ก่อนบังคับใช้ทั้งองค์กร แนะนำให้ทดสอบกับ OU กลุ่มเล็ก ๆ ก่อน เพื่อลดผลกระทบกับอีเมลที่
ถูกต้อง - เมื่อบล็อกแบบ Reject แล้ว อีเมลจากโดเมนในรายการจะไม่เข้ามาทั้ง Inbox/Spam และผู้ส่งจะได้รับข้อความแจ้งตามที่ตั้งค่าไว้ (ถ้าเปิดใช้)
การบล็อกอีเมลจากโดเมนที่ไม่ต้องการผ่าน Google Admin Console ช่วยลดภาระทั้งฝั่งผู้ใช้งานและแอดมิน ให้การดูแลระบบอีเมลขององค์กรง่ายขึ้นและปลอดภัยในระยะยาว
ถ้าอยากให้อีเมลองค์กรปลอดภัย และจัดการง่ายขึ้น? NTS พร้อมช่วยดูแล Google Workspace ขององค์กรคุณ ให้พร้อมใช้งานเต็มประสิทธิภาพ