หากองค์กรต้องการสร้างบัญชี Google Workspace แต่พบว่าอีเมลนั้นมีบัญชี Google ใช้งานอยู่แล้ว ระบบจะถือว่าเป็น Conflicting account หรือบัญชีที่ใช้อีเมลซ้ำกัน
ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดวิธีจัดการบัญชีเหล่านี้ได้จาก Google Admin console เพื่อให้ระบบดำเนินการตามแนวทางขององค์กรเมื่อมีการสร้างบัญชีผ่านระบบที่รองรับ มาดูวิธีตั้งค่ากัน
- การตั้งค่านี้ต้องดำเนินการด้วยบัญชี Super Admin
- ก่อนเลือกวิธีจัดการ ควรตรวจสอบว่าบัญชีเดิมมีข้อมูลที่ต้องการเก็บไว้หรือไม่ เนื่องจากแต่ละตัวเลือกมีผลต่อบัญชีและข้อมูลแตกต่างกัน
ขั้นตอนการจัดการเมื่อพบบัญชี Google ใช้อีเมลซ้ำกับองค์กร
หลังจากเข้าสู่ระบบ Google Admin console ด้วยบัญชี Admin แล้ว
ไปที่ Account > Account settings
ไปที่ส่วน Conflicting accounts management
เลือกวิธีจัดการบัญชีที่ต้องการ
- Automatically invite users to transfer conflicting unmanaged accounts to managed ones ส่งคำเชิญให้ผู้ใช้โอนบัญชีเดิมเข้ามาอยู่ภายใต้การจัดการขององค์กร
- Replace conflicting unmanaged accounts with managed ones สร้าง Managed account ขึ้นมาแทน โดยข้อมูลในบัญชีเดิมจะไม่ถูกนำเข้ามายังบัญชีใหม่
- Preserve conflicting unmanaged accounts เก็บบัญชีเดิมไว้ และไม่สร้าง Managed account ขึ้นมาแทน
จากนั้นที่ Send daily follow-up emails for กำหนดระยะเวลาที่ต้องการให้ระบบส่งอีเมลติดตาม
หากผู้ใช้ยังไม่ตอบรับภายในระยะเวลาที่กำหนด ให้เลือกวิธีดำเนินการต่อ
- Replace the conflicting account with a managed one สร้าง Managed account ขึ้นมาแทน
- Preserve their conflicting account เก็บบัญชีเดิมไว้ เพื่อให้ Admin จัดการภายหลัง
เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว คลิก Save
- บัญชีที่โอนเข้าองค์กรจะอยู่ภายใต้นโยบายและการจัดการของ Admin
- การสร้าง Managed account ขึ้นมาแทนจะไม่โอนข้อมูลจากบัญชีเดิมมาด้วย
- การตั้งค่านี้ใช้เมื่อสร้างบัญชีผ่านระบบที่รองรับ เช่น Admin SDK Directory API และ Google Cloud Directory Sync (GCDS)
- Super Admin สามารถใช้ Transfer tool for unmanaged users เพื่อตรวจสอบและส่งคำขอโอนบัญชีเดิมได้
Conflicting accounts management ช่วยให้องค์กรกำหนดแนวทางจัดการบัญชี Google เดิมที่ใช้อีเมลเดียวกับบัญชีที่องค์กรต้องการสร้าง โดยควรตรวจสอบข้อมูลในบัญชีเดิมก่อนเลือกวิธี เพื่อให้เหมาะกับการใช้งานและลดผลกระทบต่อข้อมูลของผู้ใช้
หากต้องการใช้งาน Google Workspace สำหรับองค์กร หรือต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการบัญชีและการตั้งค่า
สามารถดูรายละเอียดบริการจาก NTS ได้เลย