การส่งต่ออีเมลอัตโนมัติ (Auto Forward) เป็นฟีเจอร์ที่หลายคนอาจใช้เพื่อลดขั้นตอนการเช็กเมลซ้ำซ้อน แต่ในมุมของแอดมินระบบ ฟีเจอร์นี้อาจกลายเป็นช่องโหว่ความปลอดภัยโดยไม่รู้ตัว โดยเฉพาะในกรณีที่ผู้ใช้เผลอตั้งส่งต่อไว้ หรือบัญชีถูกแฮก
เพื่อป้องกันไม่ให้อีเมลหลุดออกนอกองค์กรโดยไม่ตั้งใจ Google Workspace จึงมีตัวเลือกให้แอดมิน “ปิดการส่งต่ออีเมลอัตโนมัติ” ได้ผ่าน Admin Console ไปดูขั้นตอนอย่างละเอียดกันเลย
- ต้องใช้บัญชี Super Admin เท่านั้น
- การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาสูงสุด 24 ชั่วโมงจึงจะมีผลกับทุกบัญชี
ขั้นตอนการปิด Auto Forward ใน Gmail (ฝั่งแอดมิน)
เข้าสู่ระบบ admin.google.com แล้วล็อกอินด้วยบัญชี Super Admin
คลิกเมนู Apps
เลือก Google Workspace
คลิก Gmail เพื่อเข้าสู่หน้าจัดการการตั้งค่า
จากนั้น คลิกเมนู End User Access
เลือก OU ที่ต้องการตั้งค่า
ถ้าต้องการให้มีผลทั้งองค์กร ฝห้เลือก yourdomain.com ได้เลย
คลิกไอคอนแก้ไข (Edit) ที่หัวข้อ Automatic forwarding
จากนั้น “เอาเครื่องหมายถูกออกจาก checkbox” ที่เขียนว่า Allow users to automatically forward email to another address
คลิก “Override” เพื่อบันทึกการตั้งค่า
- เมื่อกด Override แล้ว OU ย่อย (เช่น Marketing) จะไม่รับตั้งค่านโยบายจาก OU หลักอีก เว้นแต่จะ Revert กลับ
- เมื่อตั้งค่าจากฝั่งผู้ดูแลระบบเรียบร้อยแล้ว แนะนำให้ตรวจสอบจากฝั่งผู้ใช้งาน (User) ด้วย เพื่อให้มั่นใจว่าการปิด Auto Forward มีผลกับทุกบัญชีตามที่ต้องการ
วิธีตรวจสอบจากฝั่งผู้ใช้งาน
ให้ผู้ใช้เข้า Gmail ผ่านเบราว์เซอร์
คลิก Settings (⚙) > See all settings
ไปที่แท็บ Forwarding and POP/IMAP และตรวจสอบที่หัวข้อ Forwarding
ถ้าตั้งค่าสำเร็จ จะมีข้อความขึ้นว่า “This setting has been disabled by your administrator” ที่หัวข้อ Forwarding และจะไม่สามารถเพิ่มอีเมลสำหรับส่งต่อได้อีก
- หากผู้ใช้เคยตั้ง Forward ไว้ก่อนแอดมินจะบังคับนโยบาย อีเมลอาจยังถูกส่งต่ออยู่ ถึงแม้จะปิดเมนูตั้งค่าไปแล้ว
- การตั้งค่าที่ OU ย่อยจะไม่รับผลจาก OU หลัก หากมีการ Override ซ้อนกัน
- ก่อนตั้งค่าควรแจ้งพนักงานให้ทราบก่อนว่าจะมีการปิด Auto Forward เพื่อลดความสับสน
เพราะความมั่นคงของข้อมูลในองค์กร ไม่ได้ขึ้นอยู่กับแค่ระบบที่ใช้ แต่อยู่ที่ “การตั้งค่าเล็ก ๆ” ที่อาจเป็นตัวแปรสำคัญระหว่างความปลอดภัย กับความเสี่ยงที่ไม่ควรเกิดขึ้นเลยตั้งแต่แรก
ถ้าคุณกำลังมองหาทีมที่เข้าใจระบบ พร้อมใส่ใจในทุกรายละเอียด
NTS พร้อมดูแลการใช้งาน Google Workspace ของคุณให้ปลอดภัย อุ่นใจ และคุ้มค่าทุกขั้นตอน