หากคุณลางาน เดินทาง หรือไม่สะดวกตอบอีเมลในช่วงเวลาหนึ่ง
Vacation Responder ของ Gmail คือฟีเจอร์ที่จะช่วยตอบกลับอัตโนมัติให้กับทุกอีเมลที่เข้ามา แต่ในบางกรณี คุณอาจไม่ต้องการรบกวนเพื่อนร่วมงานในองค์กร และอยากให้ตอบกลับเฉพาะอีเมลจาก คนนอก เช่น ลูกค้า พาร์ตเนอร์ หรือระบบภายนอก
คู่มือนี้จะแนะนำวิธีตั้งค่า Vacation Responder แบบมีเงื่อนไข ด้วยการใช้ Filters + Template ซึ่งตั้งค่าได้ง่าย และควบคุมได้แม่นยำกว่าฟีเจอร์ตอบกลับทั่วไป
-
ต้องมี Gmail Template สำหรับข้อความตอบกลับที่สร้างไว้ล่วงหน้า
ดูวิธีสร้าง Template ได้ที่: วิธีสร้าง Gmail Template ใช้ตอบกลับอัตโนมัติ
- วิธีนี้เหมาะกับผู้ใช้ Google Workspace หรือ Gmail แบบทั่วไป ที่ต้องการตอบกลับเฉพาะอีเมลจากภายนอก
ขั้นตอนตั้งค่า Vacation Responder เฉพาะอีเมลจากนอกองค์กร
เปิด Gmail แล้วคลิกไอคอน 🔍 Show search options (ที่แถบค้นหา)
ตั้งค่าในช่อง Has the words: โดยพิมพ์ -from:@yourdomain.com
- เช่น หากโดเมนองค์กรคือ @sandbox.com ให้พิมพ์: -from:@sandbox.com
- หากมีหลายโดเมน เช่น @brand1.com และ @brand2.com ให้พิมพ์แบบนี้:
-from:@brand1.com -from:@brand2.com
(หมายถึงให้กรองเฉพาะอีเมลที่ไม่ใช่จากในองค์กร)
จากนั้นคลิก Create filter
ในหน้าถัดไป:
- ติ๊กถูกที่ ✔ Send template
เลือกชื่อ Template ที่ต้องการใช้ตอบกลับ
คลิก Create filter เพื่อบันทึก
เพียงเท่านี้ Gmail จะตอบกลับเฉพาะอีเมลจากภายนอกองค์กร โดยใช้งาน Template ที่คุณตั้งไว้ ส่วนอีเมลจากเพื่อนร่วมงานในองค์กรจะไม่ถูกรบกวนด้วยข้อความตอบกลับอัตโนมัติอีกต่อไป
อ่านคู่มือต่อได้ที่ วิธีการปิดใช้งาน Vacation Responder ใน Gmail
ใช้งานอีเมลได้เต็มประสิทธิภาพ อุ่นใจ ไม่ต้องจัดการคนเดียว ให้ NTS ช่วยดูแลระบบ Google Workspace ของคุณอย่างมืออาชีพ พร้อมแนะนำการตั้งค่าให้ตรงตามความต้องการ ใช้งานง่าย และปลอดภัยยิ่งขึ้น