Google Workspace เพิ่มความสามารถใหม่สำหรับผู้ดูแลระบบ ให้สามารถกำหนดสิทธิ์การแชร์ Gemini Notebook กับบุคคลภายนอกองค์กร ได้ละเอียดมากขึ้นผ่าน Admin console ช่วยให้องค์กรเลือกระดับการแชร์ที่เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานและนโยบายด้านความปลอดภัยของตนเองได้ง่ายกว่าเดิม
ก่อนหน้านี้ ผู้ดูแลระบบมีเพียงตัวเลือกหลักสำหรับเปิดหรือปิด Gemini Notebook ให้กับผู้ใช้ทั้งองค์กร แต่การอัปเดตครั้งนี้ Google ได้เพิ่มการตั้งค่าการแชร์ภายนอกโดยเฉพาะ พร้อมตัวเลือกทั้งหมด 4 ระดับ และสามารถกำหนดแยกตาม Domain, Organizational Unit (OU) หรือ Group ได้
เลือกควบคุมการแชร์ภายนอกได้ 4 ระดับ
Google เพิ่มตัวเลือกสำหรับควบคุมการแชร์ Gemini Notebook ออกนอกองค์กรทั้งหมด 4 รูปแบบ ได้แก่
- Off ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ Notebook กับบุคคลภายนอก Domain โดยตัวเลือกนี้จะถูกกำหนดเป็นค่าเริ่มต้น
- Trusted Domains อนุญาตให้แชร์ Notebook กับบุคคลภายนอกได้ แต่จำกัดเฉพาะอีเมลที่อยู่ภายใน Domain ที่ผู้ดูแลกำหนดไว้ในรายการ Domain ที่เชื่อถือได้ (Allowlist) เท่านั้น
- On อนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ Notebook ไปยังอีเมลภายนอกองค์กรได้โดยไม่จำกัดเฉพาะ Trusted Domains
- On with public notebook sharing อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างและแชร์ Notebook แบบสาธารณะได้ ผู้ที่มีลิงก์สามารถเข้าถึง Notebook ได้โดยไม่จำเป็นต้องเพิ่มอีเมลของแต่ละคนเข้าไปเป็นผู้รับการแชร์
ผู้ดูแลกำหนดนโยบายให้แต่ละกลุ่มได้
นอกจากเลือกระดับการแชร์ได้มากขึ้นแล้ว ผู้ดูแล Google Workspace ยังสามารถกำหนดการตั้งค่าเหล่านี้ได้ทั้งในระดับ Domain, Organizational Unit (OU) และ Group ทำให้องค์กรสามารถใช้นโยบายที่แตกต่างกันกับผู้ใช้แต่ละกลุ่มได้
ตัวอย่างเช่น องค์กรอาจปิดการแชร์ภายนอกสำหรับผู้ใช้ทั่วไป แต่อนุญาตให้ทีมที่จำเป็นต้องทำงานร่วมกับบริษัทคู่ค้าสามารถแชร์ Notebook ไปยัง Trusted Domains ที่กำหนดไว้ได้
ทั้งนี้ ฟีเจอร์การแชร์ Gemini Notebook กับบุคคลภายนอกจะถูก ปิดไว้เป็นค่าเริ่มต้น (Off) และไม่มีการตั้งค่าในฝั่งผู้ใช้สำหรับควบคุมฟีเจอร์นี้ การเปิดหรือกำหนดระดับการแชร์จึงขึ้นอยู่กับนโยบายที่ผู้ดูแลระบบกำหนดผ่าน Admin console
การเปิดให้ใช้งาน
Google ได้เริ่มทยอยเปิดใช้งานการตั้งค่าใหม่นี้ให้กับลูกค้า Google Workspace ทุกแพ็กเกจ ตั้งแต่วันที่ 10 กันยายน 2026 เป็นต้นไป
หากองค์กรของคุณต้องการใช้งาน Google Workspace ให้ตอบโจทย์การทำงานมากขึ้น
ให้ NTS ช่วยแนะนำและดูแลการใช้งาน เพื่อให้ทีมเริ่มต้นได้ง่ายและใช้ฟีเจอร์ต่าง ๆ ได้อย่างคุ้มค่า
ที่มา: Google Workspaces Updates