Google ขยายความสามารถของ Google Workspace Studio ให้สร้าง Workflow Automation ที่ยืดหยุ่นและเชื่อมต่อกับระบบภายนอกได้มากขึ้น ได้แก่ Custom Starters, Custom Steps, Third-party Integrations และ Webhooks ช่วยให้องค์กรสามารถออกแบบ Flow ให้เหมาะกับกระบวนการทำงานของตัวเอง รวมถึงเชื่อมต่อกับบริการอื่นนอก Google Workspace ได้ง่ายขึ้น
สร้าง Workflow ได้ยืดหยุ่นขึ้นด้วย 4 ฟีเจอร์ใหม่
1. Custom Starters
นักพัฒนาสามารถสร้างและเผยแพร่ Trigger แบบกำหนดเอง เพื่อให้ Flow เริ่มทำงานแบบ Real-time เมื่อเกิด Event จากแอปพลิเคชันอื่น ทำให้องค์กรสามารถกำหนดเหตุการณ์เริ่มต้นของ Workflow ให้สอดคล้องกับระบบหรือกระบวนการทำงานที่ใช้อยู่ได้มากขึ้น แทนที่จะจำกัดอยู่เฉพาะ Trigger ที่ Workspace Studio เตรียมไว้ให้
2. Custom Steps
สร้าง Logic หรือขั้นตอนการทำงานเพิ่มเติมตามความต้องการ เช่น การใช้ Google Apps Script เพื่อสร้างกระบวนการเฉพาะขององค์กร เช่น หาก Workflow มาตรฐานไม่มีคำสั่งที่ต้องการ นักพัฒนาสามารถสร้าง Step ขึ้นมาเพิ่มเติม แล้วนำไปใช้เป็นส่วนหนึ่งของ Flow ได้
Google ได้ระบุในเอกสารสำหรับนักพัฒนาด้วยว่า Custom Steps สามารถสร้างผ่าน Google Apps Script หรือภาษาโปรแกรมที่รองรับ และสามารถนำความสามารถของแอปมาทำเป็นขั้นตอนภายใน Flow ได้
3. Third-party Integrations (Beta)
Workspace Studio สามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันและบริการจากภายนอก เพื่อรับส่งข้อมูลระหว่าง Google Workspace กับเครื่องมืออื่น ๆ และนำมาสร้าง Workflow อัตโนมัติได้ โดยเบื้องต้นจะรองรับบริการต่าง ๆ เช่น
- Asana
- Confluence
- HubSpot
- Jira
- Mailchimp
- QuickBooks
- Salesforce
- Slack
ตัวอย่างเช่น สามารถสร้าง Flow ให้รับข้อมูลจากบริการหนึ่ง แล้วนำข้อมูลไปสร้างหรืออัปเดตงานใน Jira โดยอัตโนมัติได้
อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ควรตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของ Integration ก่อนใช้งาน เนื่องจากบางขั้นตอนอาจมีการส่งข้อมูลจากบัญชี Google เช่น เนื้อหาจาก Gmail, Google Chat หรือข้อมูลกิจกรรมใน Google Calendar ไปยังบริการภายนอก
4. Webhooks
อีกหนึ่งความสามารถสำคัญที่ช่วยให้ Flow ส่ง HTTP Request ไปยัง Endpoint ภายนอก เพื่อเรียกใช้ API หรือสั่งให้ระบบอื่นดำเนินการต่อได้ โดยจะรองรับ HTTP Method อย่าง GET, POST, PUT, PATCH และ DELETE ทำให้สามารถนำ Workspace Studio ไปเชื่อมกับ API หรือระบบภายในองค์กรที่ยังไม่มี Integration โดยตรงได้หลากหลายมากขึ้น
นอกจากนี้ในแพ็กเกจที่รองรับ ผู้ดูแลระบบยังสามารถกำหนด URL Allowlist เพื่อจำกัดว่า Webhook สามารถส่งข้อมูลไปยัง Domain หรือ Endpoint ใดได้บ้าง ซึ่งช่วยเพิ่มการควบคุมด้านความปลอดภัยของข้อมูล
Admin ต้องเปิดใช้งานก่อน
ในค่าเริ่มต้น ฟีเจอร์เหล่านี้จะถูกยังปิดไว้อยู่ โดยผู้ดูแลระบบสามารถเปิดใช้งานผ่าน Google Admin Console ที่ Apps > Google Workspace > Workspace Studio ซึ่งจะมีการตั้งค่าสำหรับ Custom Steps, Integrations และ Webhooks แยกออกจากกัน
นอกจากนี้ Admin ยังสามารถกำหนดเงื่อนไขเกี่ยวกับการอนุมัติจากผู้ใช้ (Human Approval) ได้ โดย Custom Steps และ Integrations จะมีการตั้งค่าการอนุมัติของตัวเอง ส่วน Webhooks จะใช้เงื่อนไขการอนุมัติสำหรับ Sensitive Steps
เปิดให้ใช้งานเมื่อไหร่?
สำหรับการตั้งค่าใน Admin Console จะเริ่มเปิดให้ใช้งานตั้งแต่วันที่ 17 กันยายน 2026 เป็นต้นไป ส่วนฟีเจอร์สำหรับผู้ใช้งานทั่วไป จะเริ่มเปิดให้ใช้งานตั้งแต่วันที่ 21 กันยายน 2026 เป็นต้นไป โดยจะเปิดให้ใช้งานกับ Google Workspace หลายแพ็กเกจ ได้แก่
- Business Starter, Standard, Plus
- Enterprise Standard, Plus
- Education Fundamentals, Standard, Plus
- Add-on Google AI Pro for Education, Teaching and Learning และ AI Expanded Access
อย่างไรก็ตาม ความสามารถในการกำหนด Webhook URL Allowlist จะรองรับเฉพาะ Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard และ Education Plus เท่านั้น
หากองค์กรของคุณต้องการใช้งาน Google Workspace ให้ตอบโจทย์การทำงานมากขึ้น
ให้ NTS ช่วยแนะนำและดูแลการใช้งาน เพื่อให้ทีมเริ่มต้นได้ง่ายและใช้ฟีเจอร์ต่าง ๆ ได้อย่างคุ้มค่า
ที่มา: Google Workspaces Updates