ที่ผ่านมา Excel จะเก็บข้อมูลได้เพียงหนึ่งค่าต่อเซลล์ หากต้องใส่หลายรายการ เช่น รายชื่อผู้รับผิดชอบหลายคน ผู้ใช้ต้องพิมพ์ทั้งหมดรวมกันในเซลล์เดียว ทำให้ Excel มองข้อมูลเหล่านั้นเป็นข้อความเดียว และนำแต่ละรายการไปกรองหรือคำนวณต่อได้ไม่สะดวก
Microsoft จึงเริ่มทดสอบ Lists, Arrays in cells และ Nested arrays ให้สามารถเก็บหลายค่าไว้ในเซลล์เดียว โดยข้อมูลแต่ละรายการยังแยกจากกัน เพื่อนำไปกรอง คำนวณ หรือใช้กับสูตรต่อได้ง่ายขึ้น ซึ่งการอัปเดตหลัก ๆ มีดังนี้
Lists เก็บหลายค่าไว้ในเซลล์เดียว
Lists จะช่วยให้เก็บข้อมูลหลายรายการไว้ในเซลล์เดียวได้ โดยเลือก Insert > List หรือกด Ctrl+J แล้วพิมพ์หรือวางข้อมูลที่ต้องการ
แต่ละรายการใน List สามารถเพิ่ม ลบ หรือแก้ไขได้ รวมถึงเลือกกรองเป็นรายค่า หรือนำไปใช้กับสูตรและการคำนวณต่อได้ แม้จะอยู่ในเซลล์เดียวกัน แต่แต่ละรายการยังสามารถนำไปใช้งานแยกกันได้
Arrays เก็บผลลัพธ์หลายค่าไว้ในเซลล์เดียว
Arrays in cells ช่วยให้เก็บข้อมูลหรือผลลัพธ์จากสูตรที่มีหลายค่าไว้ภายในเซลล์เดียวได้ จากเดิมที่ผลลัพธ์ของ Dynamic Array จะกระจายหรือ Spill ไปยังเซลล์รอบข้าง
ผู้ใช้สามารถครอบสูตรด้วยวงเล็บปีกกา { } เพื่อเก็บผลลัพธ์ทั้งหมดไว้ในเซลล์เดียว ช่วยลดพื้นที่ที่ต้องเผื่อสำหรับข้อมูลที่ Spill ออกมา และจัดตารางได้คล่องตัวขึ้น
Nested Arrays รองรับ Array ซ้อนกันได้
Excel เพิ่มการรองรับ Nested Arrays หรือการเก็บ Array ไว้ภายใน Array อีกชั้น จากเดิมที่สูตรลักษณะนี้อาจแสดงผลลัพธ์ไม่ครบหรือขึ้น #CALC! ตอนนี้สูตรที่รองรับสามารถแสดงผลลัพธ์ได้ครบและนำข้อมูลไปคำนวณต่อได้
4 ฟังก์ชันใหม่ที่เพิ่มเข้ามา สำหรับจัดการข้อมูลใน Array ช่วยให้ผู้ใช้ตรวจสอบและจัดการข้อมูลหลายค่าภายใน Array เพื่อนำไปคำนวณหรือใช้งานต่อได้สะดวกขึ้น ได้แก่
- FLATTEN ลดระดับของ Nested Array เพื่อนำข้อมูลออกมาใช้งาน
- HAS ตรวจสอบว่ามีค่าที่กำหนดอยู่ใน Array หรือไม่
- HASANY ตรวจสอบว่ามีค่าใดค่าหนึ่งที่กำหนดอยู่ใน Array หรือไม่
- HASALL ตรวจสอบว่ามีค่าที่กำหนดทั้งหมดอยู่ใน Array หรือไม่
หมายเหตุ: การคำนวณด้วย Nested Arrays ส่วนใหญ่ต้องใช้ Compatibility Version 3 ซึ่งตั้งค่าได้ที่ Formula > Calculation Options โดยสูตรเดิมบางสูตรอาจให้ผลลัพธ์ต่างจาก Version 1 หรือ 2 จึงควรตรวจสอบ Workbook ก่อนเปลี่ยนเวอร์ชัน
ข้อจำกัดที่ควรรู้
เนื่องจาก Lists และ Arrays in cells ยังอยู่ในช่วง Preview จึงมีข้อจำกัดบางส่วน ได้แก่
- Conditional Formatting ยังตรวจสอบข้อมูลภายใน Array ไม่ได้โดยตรง หากไม่ใช้สูตร
- Data Validation ยังใช้ List หรือ Array เป็นรายการใน Dropdown ไม่ได้
- Charts, PivotTables และ Power Query ยังไม่รองรับข้อมูลภายใน Array
- Find & Replace ยังไม่สามารถแทนค่ารายการภายใน List หรือ Array ได้
การเปิดให้ใช้งาน
ฟีเจอร์เหล่านี้กำลังทยอยเปิดให้ผู้ใช้ Microsoft 365 Insider ใน Beta Channel ดังนี้
- Windows: Version 2610 (Build 20520.20000) ขึ้นไป
- Mac: Version 16.114 (Build 26092111) ขึ้นไป
เนื่องจากยังอยู่ในช่วง Preview ผู้ใช้บางรายอาจยังไม่เห็นฟีเจอร์ทันที และความสามารถอาจมีการปรับเปลี่ยนระหว่างการทดสอบ โดย Microsoft ยังไม่แนะนำให้นำไปใช้กับ Workbook สำคัญจนกว่าจะเปิดให้ใช้งานทั่วไป
การอัปเดตครั้งนี้ทำให้ Excel รองรับข้อมูลที่ซับซ้อนได้ยืดหยุ่นขึ้น และช่วยให้การออกแบบตารางหรือสูตรสำหรับงานที่มีข้อมูลหลายระดับทำได้คล่องตัวกว่าเดิม
หากองค์กรสนใจใช้งาน Microsoft 365 หรือบริการอื่น ๆ สามารถติดต่อ NTS เพื่อขอคำแนะนำด้าน License และแพ็กเกจที่เหมาะกับการใช้งานได้เลย
ที่มา: Microsoft 365 Insider Blog