Microsoft ประกาศปรับปรุงฟีเจอร์ Accessibility Assistant ใน Microsoft Word สำหรับ Windows ให้สามารถตรวจจับหัวข้อ (Heading) ที่หายไปหรือมีการใช้งานไม่ถูกต้อง พร้อมแนะนำวิธีปรับปรุงโครงสร้างเอกสาร เพื่อให้ผู้อ่านสามารถค้นหาและเข้าถึงเนื้อหาได้สะดวกยิ่งขึ้น โดยเฉพาะผู้ที่ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอ (Screen Reader) รวมถึงช่วยให้ระบบ AI อย่าง Copilot เข้าใจโครงสร้างเอกสารได้ดียิ่งขึ้น
Accessibility Assistant ตรวจจับปัญหา Heading ได้ดีขึ้น
การอัปเดตครั้งนี้ช่วยให้ Accessibility Assistant สามารถตรวจสอบรูปแบบการจัดหัวข้อภายในเอกสาร และแจ้งเตือนเมื่อพบปัญหาที่อาจส่งผลต่อความชัดเจนและการเข้าถึงเนื้อหา โดยแบ่งการตรวจสอบออกเป็น 3 รูปแบบ ได้แก่
1. ตรวจจับหัวข้อที่หายไป (Missing required headings)
หากพบว่าหลังจากการแบ่งหน้าหรือแบ่งส่วน (Page Break หรือ Section Break) มีเนื้อหาต่อเนื่องกันตั้งแต่ 3 ย่อหน้าขึ้นไปโดยไม่มี Heading ระบบจะแนะนำให้เพิ่มหัวข้อเพื่อช่วยจัดระเบียบเนื้อหา และทำให้ผู้อ่านสามารถค้นหาส่วนต่าง ๆ ของเอกสารได้ง่ายขึ้น
2. ตรวจจับข้อความที่ดูเหมือน Heading แต่ไม่ได้กำหนดรูปแบบอย่างถูกต้อง (Visually styled headings)
ระบบสามารถตรวจจับข้อความที่มีลักษณะคล้ายหัวข้อ เช่น ข้อความตัวหนาหรือมีขนาดตัวอักษรใหญ่กว่าปกติ แต่ไม่ได้กำหนดด้วยรูปแบบ Heading ที่มีอยู่ใน Word เช่น Heading 1 หรือ Heading 2 พร้อมแนะนำให้ปรับรูปแบบให้ถูกต้อง เพื่อให้โปรแกรมอ่านหน้าจอสามารถระบุโครงสร้างเอกสารได้
3. ตรวจจับ Heading ที่อาจถูกแบ่งออกเป็นหลายบรรทัด (Use of multi-line headings)
หากพบว่ามีย่อหน้าติดต่อกันตั้งแต่ 3 ย่อหน้าขึ้นไปที่ใช้รูปแบบ Heading ระดับเดียวกัน ระบบจะแนะนำให้รวมข้อความเหล่านั้นเป็นหัวข้อเดียว เพื่อป้องกันปัญหาการแบ่งหัวข้อโดยไม่ได้ตั้งใจ
วิธีตรวจสอบ Heading ใน Microsoft Word
ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบโครงสร้างเอกสารผ่าน Accessibility Assistant ได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้
- เปิดเอกสารใน Microsoft Word
- ไปที่แท็บ Review แล้วเลือก Check Accessibility
- เลือกหัวข้อ Document Structure
- ระบบจะแสดงผลการตรวจสอบ Heading ทั้ง 3 รูปแบบ พร้อมคำแนะนำสำหรับปรับปรุงเอกสาร
การเปิดให้ใช้งาน
ฟีเจอร์ตรวจสอบ Heading ที่ปรับปรุงใหม่พร้อมให้ใช้งานสำหรับผู้ใช้ Microsoft 365 Subscription บนโปรแกรม Microsoft Word สำหรับ Windows ตั้งแต่เวอร์ชัน 2610
อย่างไรก็ตาม Microsoft ระบุว่าฟีเจอร์นี้จะทยอยเปิดให้ใช้งาน เพื่อประเมินคุณภาพและประสิทธิภาพ ดังนั้น ผู้ใช้งานบางรายอาจยังไม่พบฟีเจอร์ดังกล่าวในทันที และฟีเจอร์บางส่วนอาจมีการปรับเปลี่ยนหรือหยุดให้บริการระหว่างการเปิดตัว
องค์กรที่ต้องการใช้งาน Microsoft 365 อย่างเป็นระบบ พร้อมคำแนะนำด้านแพ็กเกจและการดูแลหลังการขาย สามารถเลือกใช้บริการ Microsoft 365 กับ NTS พร้อมทีมซัพพอร์ตคนไทยที่ช่วยให้การเริ่มต้นใช้งานและการจัดการระบบภายในองค์กรเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น
ที่มา: Microsoft 365 Insider Blog