หลายองค์กรยังคงเจอกับปัญหาเดิม ๆ เช่น ผู้ใช้ตั้งรหัสผ่านที่ง่ายเกินไป อย่าง “123456” หรือ “password” ซึ่งเสี่ยงต่อการถูกเข้าถึงระบบโดยไม่ได้รับอนุญาตได้ง่าย
เพื่อช่วยลดความเสี่ยงดังกล่าว Google Workspace จึงมีฟีเจอร์ Password Policy ที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดมาตรฐานรหัสผ่านของผู้ใช้ได้ เช่น การกำหนดความยาวขั้นต่ำ ห้ามใช้รหัสผ่านเดิมซ้ำและ
ตั้งวันหมดอายุรหัสผ่านได้อย่างยืดหยุ่น ช่วยเสริมความปลอดภัยให้กับระบบขององค์กรได้ เพียงไม่กี่ขั้นตอนง่าย ๆ
- ต้องเป็น แอดมิน Google Workspace
- ถ้าองค์กรใช้ระบบภายนอก เช่น Third-party Identity Provider (IdP) นโยบายนี้อาจไม่ถูกบังคับใช้
ขั้นตอนการตั้งค่า Password Policy ใน Google Workspace
ไปที่ admin.google.com และลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Admin
คลิกที่ Security
เลือก Password Management
เริ่มตั้งค่า Password Policy ดังนี้
- ✔️ Enforce strong password
เปิดใช้งาน เพื่อบังคับให้ผู้ใช้ตั้งรหัสผ่านที่เดายาก เช่น ต้องมีตัวอักษร ตัวเลข และอักขระพิเศษผสมกัน
ตั้งค่าความยาวรหัสผ่าน
- Minimum length กำหนดความยาวขั้นต่ำของรหัสผ่าน
แนะนำให้ตั้งอย่างน้อย 8–12 ตัวอักษร เพื่อเพิ่มความปลอดภัย
- Maximum length ตั้งค่าความยาวสูงสุดของรหัสผ่าน
(Google กำหนดไว้ที่ 100 ตัวอักษรโดยอัตโนมัติ)
ตั้งค่าจัดการรหัสผ่านเก่า
- ✔️ Enforce at next sign-in
เปิดใช้งาน เพื่อบังคับให้ผู้ใช้เปลี่ยนรหัสผ่านทันทีเมื่อล็อกอินครั้งถัดไป เหมาะกับตอนที่มีการปรับนโยบายใหม่
- ❌ เอาเครื่องหมายถูกออก เพื่อป้องกันการใช้รหัสผ่านเดิมซ้ำ
- ตั้งค่าวันหมดอายุ (Expiration) → เลือก Never expires
ดังนั้น เพื่อความปลอดภัย แนะนำให้เปิดใช้ 2-Step Verification (2FA) แทน
คลิก Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า
🔐 หลังจากตั้งค่าแล้ว:
- ผู้ใช้ใหม่ จะถูกบังคับตามนโยบายทันที
- ผู้ใช้เดิม จะต้องเปลี่ยนรหัสผ่านเมื่อถึงรอบถัดไป (หรือทันที หากเปิดใช้ Enforce at next sign-in)
- ควรแจ้งผู้ใช้ล่วงหน้าก่อนเปลี่ยนนโยบายรหัสผ่าน เพื่อเตรียมตัวและลดความสับสน
- สามารถกำหนด Password Policy แบบแยกตาม OU (Organizational Unit) ได้ เช่น ฝ่าย IT ตั้งนโยบายเข้มงวดกว่าฝ่ายอื่น ๆ
การตั้งค่า Password Policy อย่างถูกต้อง ไม่เพียงช่วยให้รหัสผ่านมีความปลอดภัยมากขึ้น แต่ยังช่วยปกป้องข้อมูลสำคัญขององค์กร ลดความเสี่ยงจากการถูกเจาะระบบ และสร้างความมั่นใจในการใช้งาน Google Workspace
ให้การใช้งาน Google Workspace ขององค์กรคุณปลอดภัยและเป็นมาตรฐานยิ่งขึ้น
NTS พร้อมดูแลตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงการใช้งานจริง
ติดต่อทีมผู้เชี่ยวชาญของเราวันนี้ เพื่อยกระดับทำงานขององค์กร