ในการทำงานจริง หลายครั้งเราไม่ได้ต้องการส่งอีเมลทันที แต่จะมีจังหวะที่ต้องเตรียมอีเมลล่วงหน้า เช่น
- เขียนอีเมลเสร็จตอนกลางคืน แต่ต้องการให้ส่งช่วงเวลาทำงาน
- เตรียมข้อความแจ้งลูกค้าหรือทีมไว้ล่วงหน้า
- หรือวางแผนการส่งอีเมลให้เป็นระบบในแต่ละวัน
ฟีเจอร์ Schedule Send ใน Gmail เลยเข้ามาช่วยให้จัดการเรื่องนี้ได้ง่ายขึ้น โดยสามารถตั้งวันและเวลาส่งอีเมลได้ตามต้องการ ทำให้การสื่อสารเป็นระบบมากขึ้น และดูเป็นมืออาชีพขึ้นอย่างชัดเจน
- ใช้งานได้ทั้งบัญชี Gmail และ Google Workspace
- เวลาส่งอีเมลจะอ้างอิงตาม Time zone ของบัญชี Google
หากตั้งค่าผิด อาจทำให้อีเมลถูกส่งผิดเวลา - Gmail จำกัดจำนวนอีเมลที่ตั้งเวลาส่งไว้ล่วงหน้าได้ (ประมาณ 100 ฉบับต่อบัญชี)
หากถึงลิมิต จะไม่สามารถตั้งเวลาเพิ่มได้จนกว่าอีเมลบางส่วนจะถูกส่งออกไป
ขั้นตอนการตั้งเวลา Schedule Send ใน Gmail
เข้าสู่ระบบ Gmail ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ แล้วล็อกอินบัญชีของคุณ
คลิกปุ่ม Compose เพื่อสร้างอีเมลใหม่
เขียนเนื้อหาอีเมลให้เรียบร้อย แล้วคลิกลูกศร ▼ ข้างปุ่ม Send
เลือก Schedule send
เลือกเวลาที่ระบบแนะนำ หรือคลิก Pick date & time เพื่อกำหนดวันและเวลาเอง
คลิกที่ Schedule send เพื่อยืนยันการตั้งเวลา
หลังจากตั้งเวลาเรียบร้อย อีเมลจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Scheduled และระบบจะส่งอีเมลออกตามวันที่และเวลาที่กำหนดไว้
หากองค์กรของคุณต้องจัดการอีเมลจำนวนมากในแต่ละวัน ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารภายในหรือกับลูกค้า การมีระบบที่ช่วยวางแผนและควบคุมการส่งอีเมลให้เป็นระเบียบ จะช่วยลดความผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากขึ้น
เริ่มต้นใช้งาน Google Workspace อย่างมั่นใจ NTS พร้อมช่วยแนะนำแพ็กเกจที่เหมาะกับการใช้งานขององค์กร